会务工作流程教案详解.ppt

一 、会议概述 二 、会务工作流程 三 、会务工作具体内容 四 、常用会议的组织程序 * 会务工作 一、会议概述 （一）会议的涵义： 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 （二） 会议的要素： １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 （三）会议的种类： 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或几十人） 2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分：定期和非定期。 4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 二、会务工作流程： （一）会前 （二）会中 （三）会后 （一）会前： 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 （二）会中： 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 做好会议保密工作 会议信息工作 三、会后： 撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结 会议文书的立卷归 档 会议的宣传报道 三、会务工作的具体内容 （一）会前准备工作： 1、 确定会议主题与议题： 主要方法： ① 是要有切实的依据； ②是必须要结合本单位的实际； ③是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题 或 主题来确定。 3、确定会议规模与规格： ⑴ 确定会议规模与规格的依据：是会议的内容或主题。同 时本着精简效能的原则。 ⑵会议的规模：有大型、中型、小型。 ⑶会议的规格：有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期： 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 5、确定会议所需用品和设备： （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设 备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。 9、安排会议议程与日程 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。 某股份有限责任公司股东大会日程安排 大会结束 11：30 全体股民 总会计师 大会议厅 年度决算表 11：00 全体股民 张董 大会议厅 李总：年度经营报告 9：40 全体股民 张董 大会议厅 会议开始 ，张董致开幕词 9：30 XXXX 李总 花园酒店大会议厅 报 到 9：00 3、9 上午 备 注 参加人 主持 地点 内容安排 时间 日期 10、制发会议通知 ⑴会议通知的内容:包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 ⑵会议通知的种类:有书信式和柬帖式。 ⑶会议通知的发送形式:有正式通知和非正式通知。 ⑷会议通知的方式:有书面、口头、电话等。 11、制作会议证件 会议证件的内容:有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。 12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主 题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则。 ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足