会议管理培训教案详解.ppt

谢 谢！ * * * * * * * 高效会议成功法则（4） 会后跟进， 将使会议事半功倍， 转化为现实生产力 主持会议技巧 掌控全局、运筹帷幄 如何做开场白 主持人的责任 如何处理会议中的意外和冲突 高效会议技巧（一） 掌控全局——会议进行的三个阶段 开始阶段 欢迎，并介绍与会人员（如果需要） 宣布会议目的和目标 宣布议程和会议记录人 宣布会议规则 过程阶段 严格按照议程进行 组织（分组）讨论并决策 处理冲突 结尾阶段 总结会议（回顾主要议题和决策） 安排下一步任务明确责任人和完成时间 宣布执行检查人 Tips 会议开到一个小时要安排休息，保证与会者精神饱满，会议氛围良好 开场语练习： 原则： 明确会议议题 限定会议时间 会议内容 会议方式 严格按照议程进行 营造没有指责和贬损的和谐气氛，善于倾听 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度 主持人的责任 Tips 主持人的两个法宝： 倾听和引导会议基调 意外和冲突的处理 蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言 意外和冲突的处理 鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见 主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断 意外和冲突的处理 驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题 主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默 意外和冲突的处理 兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议 主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施 意外和冲突的处理 螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神 主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论， 然后集中讨论 对打瞌睡者，可中间休息5分钟， 并加快会议议程 参与会议技巧 会议原则规范 与会者责任 信息沟通与反馈 高效会议技巧（二） 会议原则规范 积极参与发言 会前拟定发言 搜集背景资料 了解可能的反对意见 开放的观点谈论问题 理解和妥协 外表与讲话 着装/身体语言/清晰简明积极 倾听发言 处理问题 做会议记录 会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 保持健康、开放的心态，摒除部门之见和个人恩怨 尽可能多地获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不进行人身攻击 不打击或者贬损他人的意见 避免出现不当的肢体语言 会后总结 与会者的责任 会议中的信息沟通与反馈 沟通漏斗 沟通金三角 潜心倾听是沟通的基础 心里想100% 嘴上说80% 别人听到60% 别人听懂40% 别人行动20% 设身处地 自己 别人 潜心倾听良好反馈 沟通的原则 Tips 倾听：忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者的内容，深深处地的感受和体验。 良好反馈特征 要描述行为，不要判断 侧重表现而非性格 要征求意见，着眼未来 不能伤害别人的自尊 实际可行 Tips 人们判断别人是否尊重的倾听和理解自己，并不在于一定要别人赞同他的意见，而是需要获得一种真正被人理解的内心感受 如何达成决议 彼得?德鲁克决议方法 决策类型及应用 高效会议技巧（三） 达成决议－彼得 德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在，并使与会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论之 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 评估有无采集更多资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 单位对提案做适当的修整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督 决策类型及应用 无异议决策 权威决策 少数服从多数 共识决策 确保团队每个人都认为所达成的决议 是最佳的，并公开支持它；意见不和 及冲突的发生率最低 保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有机会发表意见；复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量的决议 允许多数人对问题发表自己的意见；保证大多数人获胜；决议可以通过简单唱票，相对迅速和高效地做出 决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权利界限明显的地方最有效 会议记录与会后跟进技巧 会议记录 与会者会后跟进 主持人的会后跟进 会议记录表7.5 会议记录形式实例