秘书_会议前站要点.pptVIP

会议组织与管理 会议管理——命题思路 三级技能复习指导重点 1. 拟订会议筹备方案； 2. 督查会务的筹备情况； 3. 审核会议文件； 4. 与上司沟通会议的有关事宜； 5. 拟订会议的应急方案； 6.提示会议按计划进行； 7.监督会议经费的使用； 8.处理会中突发事件； 9.对会议进行总结； 10.评估会议工作。 第一讲 会议前站 会议的要素 基本要素： 1） 会议名称。 2） 会议时间。 3） 会议地点。 4） 会议人员。 5） 会议方式。 6） 会议议题 7） 会议经费 会议筹备方案 1、安排会议议题 安排议题的方法 2、安排会议议程和日程 知识点 实战演练：会议议程（错误） 会议议程（正确） 3、安排会议日程 编制日程表的注意事项（知识点） 二、建立会议组织机构 三、确定会议场所的程序 会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地 确认会议地点 签订书面合同 三、会议选址 选择会址的要求 （1）交通便利：方便上司和与会者前往。 （2）会场的大小与会议内容、规模、主题相符。 （3）尽量避开闹市区，保证不受干扰。 （4）应考虑有无停车场。 （5）场地租借的成本必须合理。 会议室空间的要求 1）会议室宁肯略小而勿失于大：小型会议室一般30平米，中型会议室以60平米；大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米 2）会议室的空间密度：在空间布局上伸展自如，能够根据需要迅速随意组合 3）个人应有2平方至3平方左右的活动空间 会议室的设备要求 1）通风空调设备 2）采光设施 3）多媒体演示系统、音响设备、同声传译 4）其它：餐饮、客房、娱乐设施 对会议地点的确认： 1、检查会议室或场地 2、随意抽查一个房间，检查房内设施 3、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤 4、检查膳食供应 5、检查报务项目、营业时间 6、了解停车设施 五、 会场布置的要求 五、 会场布置和座次安排 五、会场布置和座次安排 五、 主席台布置和座次安排 五、 会场布置的要求 五、 主席台布置的要求 五、 主席台布置的要求 五、 主席台布置的要求 五、 主席台座次的要求 主席台座次安排 会场其他人的座次安排 会场布置和座次划分 会议台形选择 会议台形选择－较大型会场 会议台形选择 主席台座次安排 依职务高低和选举结果 会议主持人的位次：前排的边座或按职务顺序 主席台座次的审核 主席台桌上，每个位置的左侧放姓名台签． 知识延伸（会议宴请） 知识延伸（会议宴请） 四、制作会议证件 会议证件类型 代表证——与会者不仅能参加会议且有表决权、选举权。 列席证——能够到会旁听但无表决权。 工作证——大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。 记者证——负责大会采访、报道的新闻媒体人员。 来宾证——表明是被主办方邀请的嘉宾。 会议证件的作用 证明身份 保证会议安全，控制人员出入 统计到会人数 维持会议程序 六、准备会议文件材料、会议用品 会议用品、所需设备 会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。 会议所需用品和设备的准备方法：事先要制定周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。 会议用品的准备 会前用品准备的具体步骤 1、检查空调，做好开机准备，一般在会议前两小时开机预热或预冷 2、检查好灯光、扩音设备 3、检查黑板、白板、安放图架、足够的纸张 4、摆放好姓名牌 5、每个座位前摆放纸笔 6、电脑投影仪、屏幕、录音设备 7、投票箱、订数投备、奖品 8、 茶水饮料 9、电视、电话会议，要检查线路等 分发文件 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查 七 会场检查的形式 八、如何拟定会议应急方案 八、如何拟定会议应急方案 会后落实 会议决定事项传达催办登记表 会后落实 会后评估（P48） 会后评估（P48） 思考 会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以学院团学换届选举大会为例，说明其方法。 方法 1、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方案、审议法规性文件 2、在与会人员进入会场时，秘书人员在入口久发给每位与会者 3、在会场上发放。有些文件，秘书人员在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。 4、在座位上摆放。一般性文件，可以在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员座位上，供与会者收阅。 思考 检查会议筹备情况时，主要检查什么内容？ 答案 1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人员名额？ 2、会议期间能否排除各种干扰：手机？ 3、环境条件与用品准备 4、文件材料准