第十二章会务工作心理解析.ppt

第十二章 会务工作心理 了解会务工作心理的基本内容； 理解会议气氛对于会议活动的重要影响； 掌握秘书人员会务工作中的心理偏差及调适 的方法。 会议心理学的问题贯穿于整个会议组织工作的 全过程。 秘书，不但要根据会议的内容等因素确定好出 席和列席会议的人员，还应该掌握人的心理活动， 结合会议特点，恰当地使用一些影响心理因素的手 段，进一步做好会务工作，提高会议效率。 第一节 秘书会务工作的心理准备 组织会议是秘书人员的基本职责，秘书 人员要注意会议活动中的细节问题，也就是 会议心理问题，只有这样才能真正把会议活 动组织好， 会议才能真正达到预期的效果。 一、协助领导精简会议 开会是一种工作手段，是十分必要的。 但是，如果会议成灾，那就只能对工作有 百害而无一利了。 精简会议，秘书 是第一关。 　　计划开会 　　作为秘书人员搜集、整理、送审会议议题，是组 织会议工作的第一道“工序”。秘书应该严格把关—— “卡”会议议题。原则是：可开可不开的要“卡”掉；能 用其他办法解决问题的要“卡”掉。合并开会 合并开会 　　将内容相近、相似的会议合并到一起开。 　　把会场搬到现场 　　现场办公会议有利于准确、迅速地进行决策，一 般是上级下基层，能节省大量的人力和财力。  　　利用现代化手段 秘书在组织会议的工作中，应尽量采用先 进的现代化手段提高会议效率。如召开电视电 话会议、利用网络发布工作安 排与要求等，既节省了人力， 又保证了工作的正常进行。 二、了解与会人员的心理 对同一事物，不同年龄的人会有不同的感觉和反应，不同职业的人会持有不同的观点。秘书在确定出席人员和做其他会 议准备工作时应考虑到这一点。 　　职业与会议心理 这里的职业是指与会人员所从事的工作性 质和内容。 　　与会人员由于各自所从事的工作的性质和 内容不同，对于会议议题有关情况的详略、粗 细程度的需要也会不同。 　　秘书在做会务工作时应充分注意到这些不 同，并做出相应的努力。 三、会务工作中秘书的心理调适 在工作中，秘书人员时常扮演会议的倡 导者、筹备者、组织者、服务者等角色，其 心理素质的强弱，对会议的成败、质量的高 低起着重要作用。 因此，研究会务工作中秘书人员的心理 活动很有必要（见表12-1）。 第二节 会场布置中的心理 会场布置的心理问题主要涉及两个方面： 一是会场的色彩配置，二是会场的座位排列。 根据会议的具体内容，恰当地配置会场的 色调，使之对与会人员的心理活动产生积极的 影响，能够大大地提高会议的效率。 一、会场的色彩配置 　　影响会场的色调布置要协调。心理学的研 究证明，客观世界的各种颜色对人的心理能够 产生一定影响。 红、橙、黄等颜色给人以热烈、辉煌、兴 奋的感觉；青、绿、蓝等颜色给人以清爽、冷 静的感觉。当绿色在 人视野中约占25％时， 人的心理情绪最舒适 。 　　会场的色调布置要协调，就是说要根据会 议的不同内容和不同情况来配置不同的色彩。 在一般情况下，秘书在布置会场时，要按 要求配置会场的色调。 　　值得强调的是：秘书布置会场的色调时， 一定要注意勤俭朴素、因地制宜，决不能脱离 本单位、本部门的实际情况，过分追求会议的 外表形式，讲究排场，铺张浪费。 　　决策例会等会场的色调配置 决策例会，一般都是一个单位或一个部门集中处 理本单位、本部门的重大的、全局性问题的会议。 布置一些绿色、蓝色的花草、树木等，对与会人 员的心理产生一种作用。这种作用反映到大脑，能够 减轻疲劳感，使大脑的思维较长时间地保持着灵活、 敏捷、清楚、冷静的状态。 对于工作部署会议、协调会议等 时间较长、动脑又多的会议会场布置 可以参照上述做法。 　　庆典会议、座谈会议等会场的色调配置 大型的代表大会、表彰大会、庆功大会、工作 总结大会等庆典式的会议以及带有慰问、 祝贺等性 质的座谈会议需要热烈、庄严、喜庆的气氛，会场 的色调，要布置得鲜亮、醒目一些。 在会场的主席台上摆一些鲜花，将红色的旗帜 排列两侧，会场四周悬挂红底黄 字的横幅或条幅。由于心理作用， 当人们走进这样的会场，就会心 情振奋，意志昂扬，就会很快将 自己的情绪溶进会议的气氛中。 二、会场座位