酒店文员秘书解析.pptVIP

如何做好部门秘书 秘书应了解那些内容？ 工作岗位职责是什么？ 在部门运作中起什么作用？ 经常与哪些部门发生什么样的关系？ 该岗位任职资格或胜任能力有哪些？ 自己能否胜任，在哪方面需要提升？ 经理秘书岗位职责 1、协助部门经理负责部门员工的人事行政事务。 2、参加部门例会，撰写会议纪要，跟进会议决议项完成情况，及时向经理汇报。 3、参加经理组织的部门区域检查，记录检查结果，跟进整改项目完成情况，及时向经理汇报。 4、负责部门经理指令的下达，并督办相关工作。 5、协调各部位之间的相关工作。 6、协助经理编制相关文件、报表，向经理提出经营和管理建议。 7、收集部门相关信息，为经理提供决策依据。 8、做好文件的归类、整理、建档，便于查找 9、协助经理做好其他日常工作。 部门秘书的职责 人事、行政事务 会议事务 文书写作、档案事务 协调工作 督察工作 其他领导临时交办的任务 部门运作 制定计划： 组织分工： 工作协调： 检查监督： 绩效考核： 有效激励： 文员应具备的知识和能力 了解部门组织结构（上下左右关系） 掌握部门人事、行政及管理运作模式和程序掌握各级员工工作权限和职责（审批流程） 掌握沟通技巧，便于协调员工之间的工作。 掌握基础写作能力：通知、申请、总结或报告、会议纪要、表格数据分析、工作计划、管理制度和程序。 掌握基本的电脑操作 Word文档编写、编辑、排版 Excel表格数据统计及编辑 PPT幻灯文件的编写、编辑、排版。 文员的具体工作 列出每月正常工作明细表（工作内容、执行时间、执行人、结果转送部门、注意事项） 做好日常督办工作，协助经理提高工作效率 通过督办过程，发现工作问题，及时沟通协调相关工作 参加部门例会，认真做好会议记录，提练会议纪要（会上决定的事，由谁做，何时完成的事项），经领导确认后下发。 向经理汇报部门运作情况和存在问题及建议 提醒经理事务性工作职责 做好日常督办，提高工作效率 督办事项： 部门计划 部门例会决议项 日常检查（含部门和公司）存在的问题 领导交办的指令性工作 酒店其他部门配合的工作（如培训、组织活动、支援其他部门） 秘书的提醒职责 整理领导的名片（装进名片夹），设计电话号码薄，以便领导备查； 日常办公文具； 领导日常活动按时提醒； 向领导提出合理化建议（改进、创新） 档案管理 1. 文件的收集、整理、分类。（设立档案盒或文件夹） 2. 档案整理要点 填写文件目录表（文件目录记录上显示：存入时间、来文楚地、文件名称、页数、原件或复印件等）。 文件按顺序从下到上放进档案盒内 档案文件最低层放置《档案备忘录》（用来记录相关文件更改、借出与还回等过程） 3. 电子文档管理 与纸质文档一样，每个档案盒为一个文件夹 文件夹中的每个文件最好在文件明后缀编制 日期或修改日期，以便查找 文件整理、分类 计划、总结 会议纪要 部门工作申请、批复（一事一装订） 部门下发的文件 部门人事文件 制度与程序 培训档案（每次培训） 相关工作图片 签订的合同 外来文件 内部形成的其他文件 掌握相关文件书写格式 会议纪要 格式举例 ××部门例会纪要 时间：二零一四年×月×日×时 地点：部门会议室 出席人：××× ××× ××× ××× ××× …… 缺席人：××× ××× ××× …… 主持人：部门经理 记录人：部门秘书刘×× 与会者发言：xxx…………………………………………………… 会议决定：(略) 通 知 要素： （由于...）兹定于XXX年XX月XX日（时间），在（地点）进行（活动），届时请（参加人）务必准时（参加、完成、执行）。特此通知 落款 发布时间 计 划 要点： 计划名称（年度、季度、月度） 表格式计划：计划序号、计划内容、完成时间、责任部门或人、目标说明 总结-报告 要点： 根据计划内容进行分类总结（经营为先、管理为后。） 经营完成指标和分析， 管理内容：以基础制度建设、组织机构调整、人事变化和培训执行、财务管理、工程改造、安全管理、文化宣传。 下一步重点工作。 请 示 要点： 请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。 请示内容一事一议。 标头（至、由、请示事由/标题、时间） 请示内容要说明（依据、原因、申请内容、工作方案或建议）。 落款：妥否，请审批 学会与上下左右的沟通 改变自己不利于沟通的观念和行为 学会包容，原谅别人的过错 学会付出，别人会心存感激 学会从别人身上学正确的东西 学会拒绝 学会阳光、开朗 祝大家工作愉快！ * * * * *