《办公室实务》.ppt

7、分工方法与合作方法 既要“集中领导，分工负责”，又要善于合作，密切配合。 从办公室负责人的角度而言，在我们现实生活中，文员应与同事处理好关系：互敬互爱，体谅对方，不要互相拆台，互不信任。（这又涉及到交际与礼仪） 可以简单汇总：既有分工又有合作。 第三章 电话、电子通讯 一、电视会议：是一项新兴的图像通信业务。它利用先进的技术将不同地点的图像信息（包括文件、照片和实物等）和声音信息互相传递。虽然双方远在天边，却可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。 二、交互式电话会议：电话会议是一种方便、省时、高效的会议形式。单位或个人可在任意一部话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。每个会议参加者无论身在何处，只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码，即能参加会议，也可以同时发言、自由交谈。付费方式有会议主办方付会议租用费、通话费和会议主办方付会议租用费、会议成员自付通话费两种。 红外线信息传输是一种近距无线信息交换规格。适用于具备全球标准化红外线传输装置的各类硬件设备。大部分的手提计算机（Notebook PC）,PDA装置，以及很多计算机周边产品在出厂时都已具备红外线传输装置。 红外线信息传输的优点是： 是全球标准化信息交换规格，可运用在具红外线传输装置的硬件如某些款型手机，PDA，Palm Pilot。 可藉由单机计算机与不同无线装置交换信息的低价位传输模式。 注意事项 1、红外线连接有个致命的缺点，就是很容易受干扰。虽说是无线，实际连接的时候，必须把两个红外线收发器尽量靠近一点，并且保证中间没有障碍物。数据传输时千万不要移动两个设备，否则连接中断就要重新来过，这些可没有断点续传的。 2、红外线的理论有效传输距离是10米，但我们测试是在0.3米以内比较正常。 3、红外线光波以扇形传播，两个收发器最好在30度的偏角内。 4、如果你还是不能连接，或者发送文件经常掉漏，把连接速度降低。 三、卫星通信：是以卫星作为空间中进器进行的通信。它的特点是覆盖面大，通信距离远；机动灵活，不受地面电路及地面位置的限制；此外，它还具有一点多址的广播特性，因此，卫星通信使用于广播电视、教育电视和远程医疗、数字信号传送和抗灾等重大活动中的通信工作。利用卫星通信地面站，开发其应用领域，可开展临时或固定视频传送业务。 第四章 邮件收发 一、邮件的收取 二、邮件的分拣 文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣： 1、按邮件的重要性分拣。 2、按照收件部门名称分拣。 3、按照收件人的姓名分拣。 三、邮件的拆封 P64-65页详细说明，请大家看课本。 四、邮件的处理 1、需要上司处理的 2、不需要上司处理的 3、邮件寄发前的准备 4、邮件的寄发 5、电子邮件的处理 （1）制作（2）发送（3）接收（4）管理 第五章 接待实务 一、行为举止方面的礼貌。 二、仪表方面的礼貌：1、和谐2、整洁3、灵活性 三、接待平时来访者的实务 1、初见来访者； 2、传达有关人员； 3、向有关人员引见； 4、介绍时的礼节； 5、接待； 6、送客与会后的整理 四、接待计划中来宾 1、内宾接待的一般程序与内容 2、外宾接待的一般程序与内容 第六章 信访实务 一、来信的受理与处理 1、来信受理程序和基本要求：（1）及时拆封（2）认真阅读（3）逐项登记（4）认真处理（5）及时得信 2、承办来信注意事项：P109。 二、来访的接待与处理 1、来访接待程序 （1）热情迎送（2）认真听记（3）准确解答（4）及时处理 2、接待来访的注意事项： （1）组织领导应该定期或不定期地亲自接待群众来访。 （2）企事业单位一般都有接待室，铁路、交通、商业等服务性行业，也都有值班室（台）、服务岗或监督岗等。 （3）接待人员应该有比较高的思想修养和较强的业务能力。 （4）接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者（单位）、姓名（名称）。 3、来电的接听与处理：高度重视，认真做好接听、处理来电的事情，并及时主动地与对方联系沟通。 三、会议记录的制作 1、会议记录的制作方法 2、会议记录的内容和格式 3、修改会议记录 4、为会议记录编制索引 四、会议后要编写会议简报和会议纪要 五、会见与会谈 1、会见：是指双方见面会晤，交换意见，因此也称会晤。 2、会谈：是两个（或两个以上）国家、民族、政党或企事业单位之间，就共同关心的问题进行的磋商和交谈。 第八章 日程安排 一、日程安排的意义 日程安排：就是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更圾调整”。概括地说，是指“文秘人员为使管理者（上司）能够有效发挥其功能所作的辅佐活动”。 二、日程安排计划表的种类：（1）年预定表（2）月预定表（3）周预定表（4）日预定表 三、日程安排计划表