监理档案和影像管理标准(2014年版)讲义.docVIP

甘肃经纬建设监理咨询有限责任公司 监理档案和影像资料 管理标准 (2014年版) 甘肃经纬建设监理咨询有限责任公司 二零一四年一月 前 言 为规范各项目在监理过程中形成的各类监理信息档案和影像资料具有真实性、完整性和有效性，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，及档案电子化管理和有效开发利用的要求，以有效规避监理责任风险，做好监理工作服务追溯，特制订本标准。 本标准《监理档案和影像资料管理标准》（2014年 版），在公司原有档案资料管理制度的基础上进行了补充、细化和调整，更具可操作性。希望各项目部负责人组织项目总监及项目人员认真学习执行。监理资料的归档与否将同综合办公室、财务部等办手续、结算挂钩。 由于水平有限，难免有不全及错漏和需要调整之处，请大家多提宝贵意见。 目 录 1目的 1 2适用范围 1 3术语与定义 1 4引用文件 1 5职责 1 6工作内容及实施 2 6.1信息资料管理步骤：收集→存储→传递→反馈。 2 6.2信息资料的管理要求 2 6.3信息资料管理工作的质量标准 3 6.4项目部信息资料的分类编目： 3 6.5监理收文、发文管理 3 6.6项目部各类工作台帐的建立与要求 3 6.7项目部影像资料管理工作 5 6.8监理项目部档案管理工作 6 7 电子档案要求 7 8记录 7 8.1项目部资料目录组成体系及相关资料； 7 8.2各类监理台帐目录资料； 7 8.3项目部报送档案目录移交清单； 7 附件一：信息资料分类编目一览表 附件二：影像资料拍摄计划 附件三：卷内目录表式 附件四：档案移交清单1目的 为规范在监理过程中形成各类监理信息档案和影像资料，具有真实性，完整性和有效性，并符合公司管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，及档案电子化管理和有效开发利用的要求，以有效规避监理责任风险，做好监理工作服务追溯。 2适用范围 本指导书适用于本公司承接监理项目，在实施服务提供过程中监理项目部的档案和影像管理工作（如涉及保密工程的，应遵守与建设单位的协定）。 3职责 3.1总监理工程师 项目信息资料管理的第一责任人，负责对项目信息资料管理的组织策划，落实专管人员，明确各专业监理人员的相关职责和要求，配置管理设备，并对项目部的信息资料工作负责指导、检查和验证。 3.2专业监理工程师： 各专业监理人员负责本专业范围相关监理信息资料的记录、收集、整理和编制等工作。 3.3资料员 负责监理信息资料的分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案移交等工作。 4工作内容及实施 4.1信息资料管理步骤：收集→存储→传递→反馈。 4.1.1信息资料的收集 a.项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料，按照监理规范、文件归档整理规范和地方档案管理规定等有关规定要求进行收集。 b.对于公司知识管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集； c.对于公司业绩管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集。 4.1.2信息资料的存储 a.信息资料可采用书面文件、影像、电子媒介等方式存储； b.信息资料应完善目录体系，合理分类编目，有序存放； c.对反映顾客满意度、咨询服务质量需进行统计分析的结果性资料应形成书面文件。 d.信息资料存储按公司和国家管理规定，分为长期、短期、永久保存期限。 4.2信息资料的管理要求 4.2.1各类资料应按分类存放在资料文件盒中，对号入“座”； 4.2.2各文件盒应按分类编号醒目标出资料类别及名称； 4.2.3每个文件盒内应对放置的资料建立有清单目录； 4.2.4信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善； 4.2.5信息资料的书面文件应为打印或碳素墨水形成，利于长期保存； 4.2.6信息资料中的各类用表应采用有统一规定的表式，特殊表式可根据要求自行编制。 4.3信息资料管理工作的质量标准 4.3.1及时性：各类相关信息资料的收集、编制、存贮、传递均应在相应规定的时间段内完成。 4.3.2完整性：各类信息资料应按相应规定和要求，保证其完整性，不得有缺漏情况发生。 4.3.3真实性：各类信息资料应真实反映客观实际情况，不得形成无效的信息资料。 4.3.4符合性：各类信息资料应按相关规范、标准、规定进行加工整理，其格式、内容、审批签字手续等均应符合要求，形成有效的信息资料。 4.3.5有序性：各类信息资料应做到合理分类编目，有序管理，方便检索。 4.4项目部信息资料的分类编目： 应根据本工程的特点和信息资料内容的具体情况合理分类编目。 （参见附件一：信息资料分类编目一览表） 4.5项目部影像资料管理工作 4.5.1监理影像资料管理工作的必要性 为体现《建筑工程施工质量验收统一标准》中“强化验收”的原则，反映工程质量验收资料和现场实物质量的一致性，规范