文件管理分享.pptVIP

* * * * * * * * * * * 文件管理的分享 主要内容： 目的 / 定义 收集 / 分类 / 管理 1 2 小技巧 / 相关规定 3 海量的信息，不知收集哪些才有用… 目的 / 定义 1 文件管理中常见的问题： 文件不断修订，版本繁多，难以整合与统一… 电脑软、硬件的问题，使文件安全无法得到保障… 临时文件太多… 大量文件存储，管理困难，查找不便… 好习惯的培养： 善于积累 善于整理 从被动到主动，提高工作效率 自身规划能力的展现 煅炼井井有条的思路 目的 / 定义 1 文件管理：是指为使文件的形成、保管、利用和处置，即其整个生命周期，得到更为经济有效的管理，而进行的一般性行政管理工作。 目的 / 定义 1 日常的文件管理包括哪些方面？ 收集 分类 管理 目的 / 定义 1 怎样筛选和收集？ 日常工作有关的信息 收集 / 分类 / 管理 2 能提升工作效率的信息 别人的经验和分享信息 同行业的信息……等 按文件的性质： 纸质文件 电子文件 收集 / 分类 / 管理 2 按文件的生命周期： 收集 整理 分类 存放 形成习惯 纸质文件的管理： 分类、归档 装订、存放 处理原则 建立电子化目录索引 收集 / 分类 / 管理 2 您是怎样做的？ 收集 / 分类 / 管理 2 交接文件时，做好签收或登记 还有呢……？ 定期装订，编制目录及封面 设置文件袋/夹，按同类项存放，并做好标贴 年终：梳理、装箱、编制电子化目录索引 小分享： 收集 / 分类 / 管理 2 别让桌面上文件成堆 绝对绝对不要没有整理好桌面就回家 每三个月做一次档案柜的彻底减肥 有效利用彩色标贴纸或文件袋 井井有条的办公室： 重要的电话多留一份副本，随身携带 电子文件的管理： 文件夹划分、归类 文件命名 文件存档、备份 …… 收集 / 分类 / 管理 2 收集 / 分类 / 管理 2 遇到什么问题？ 您电脑中的文件夹是如何划分的？ 练习：请将参考材料4的文件按照您的习惯进行分类 收集 / 分类 / 管理 2 收集 / 分类 / 管理 2 命名的时候考虑哪些因素？ 练习：请将参考材料6的文件重新命名 收集 / 分类 / 管理 2 年初，按照新一年度的工作计划开设文件夹 不要直接在C盘和电脑桌面直接保存文件 按文件夹的重要性或常用性做数字标记 及时更新，保留旧版本 定期备份，保证电脑及备份盘中文件夹及文件名称一致 小分享： 常整理、常总结，不断改善 如何利用“资源管理器”快速查找文件或文件夹？ 小技巧 / 相关规定 3 小技巧 / 相关规定 3 地址栏定位 以名定位 收藏夹 小技巧 / 相关规定 3 地址栏定位查找 小技巧 / 相关规定 3 以名定位 打开文件夹后在文件夹内单击； 输入要查找的文件名第一个字，如“新”； 光标将显示到此文件夹中以“新”开头的首个文件或文件夹。 小技巧 / 相关规定 3 收藏夹 将常用的文件或文件夹添加到收藏夹中； 选中一个文件或文件夹，用鼠标左键按住拖动到菜单栏上的“收藏”；定位到菜单后放开鼠标，即可将文件或文件夹添加到收藏夹的相应菜单中。 小技巧 / 相关规定 3 收藏夹 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *