第四章_办公室日常事务管理要点.ppt

第五节 印章管理 * 印章的尺寸 国务院正式印章直径6cm；省、部级政府机关直径5cm；副部级、地、市、州、县及市辖区人民政府机关直径4.5cm；其他机关、部门、企事业单位及驻外使领馆直径4.2cm。 党的机关的正式印章尺寸一般与同级行政机关的正式印章相同。 国务院的钢印直径4.2cm，其他单位钢印直径3.5cm—4.2cm。 第五节 印章管理 * 案例4 第五节 印章管理 * 印章的应用要注意： 要求 具体内容 管理印章要有制度 对什么情况用公章、专用章或负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章。 使用印章要慎重 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等。 使用印章前认真检查 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印。 盖章位置准确 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰。 妥善保管印章 须放在安全可靠的地方，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面。 第五节 印章管理 * 第六节 开具各种信函 * 信函 2 5 3 4 1 介绍信 证明信 推荐信 聘书 邀请函 第六节 开具各种信函 * （一）介绍信 介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。 介绍信的种类： （1）用一般公文纸书写的介绍信 （2）打印成文，不留存根的印刷介绍信 （3）打印成文，带存根的印刷介绍信 第六节 开具各种信函 * 内容 具体要求 上款 指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号 介绍事项 包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等 落款 写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章 附注 一般写介绍信的有效期限 介绍信的写作 第三节 来客接待工作 * 3.坚持热情适度、礼仪周全 接待人员应时刻清楚：来访者是本公司、本单位的客人，自己只是代表公司做接待工作，接待工作的核心是明确客人来意，尽快处理事宜。 确认需要引见的，接待人员要先与其联系。要求见自己的领导、上司的来客，一般应坚持事先约定的原则。 第三节 来客接待工作 * 3.坚持热情适度、礼仪周全 1）需要稍候被会见的客人和直接由秘书接谈的客人，都应受到及时的热情招待。 2）确认身份后，马上为来客让座或让进会客室，尽量选一个便于谈话的安静环境。 3）及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种饮品。 4）对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可以送上报纸、杂志等。 第三节 来客接待工作 * 3.坚持热情适度、礼仪周全 5）接谈前准备好记录工具，耐心倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，尽量答复、办妥；不能答复的，做周到解释；不能办妥的，约定下次协商时间或办妥时限。 6）来客告辞，要起身相送。一般领导、上司约见的客人也可由秘书送出。对一般客人，可只送到楼梯口或电梯处，为客人叫电梯并陪客人等电梯，握别后，目送客人乘电梯或走下楼梯；对尊贵的客人，送至大厅门口或办公楼外，甚至要为客人叫好出租车，握别后，要目送客人离去再返身。 第三节 来客接待工作 * 3.坚持热情适度、礼仪周全 引导客人到其他地方时： 注意 一般应走在客人左前方数步 主动为客人开门,走旋转门不要与客人同走一扇 将办公桌上的文书收拾好再离开 无人服务电梯先进后出,有人服务电梯后进后出 第三节 来客接待工作 * 3.坚持热情适度、礼仪周全 为来客引见介绍时： 站立介绍，尽量不要背对任何一位 引见介绍完，稍事服务微笑退出，面向室内关门 细心地记住别人介绍给你的每一位 被尊敬、被照顾的一方应先知道自己见到的是谁 以手势帮助介绍,手臂向被介绍者微伸，手心向上 介绍被介绍人的单位职务尽量简明 第三节 来客接待工作 * 4.坚持有始有终、始终如一 不能因为初次接触一个陌生的来客而冷漠、拘谨，也不能因为仅仅是工作中一面之交而人走茶凉。 随时准备放下手头工作，热情接待来客 不因个人感情影响对来客的礼仪和态度 认真做好接待记录，对每一位来客的事项应有妥当的交待 态度和蔼、诚恳，接谈认真负责，介绍情况实在、有分寸 第三节 来客接待工作 * 5.坚持上下区分、内外有别 上下区分：根据来客来访者的单位与本单位的上下级关系，接待工作要有区分。 上级单