纸质与电子档案的课件(范红霞).pptVIP

纸质档案、电子档案移交步骤与方法 范红霞 国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB∕T50328-2011） 国家建设部《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007） 江苏建设厅《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012） 国家建设部《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014） 常州市住建局常规建（2013）1号《关于移交建设工程电子与声像档案的通知》 我们组织此次培训，主要针对2013年9月1日以后开工项目的建设单位、施工单位、监理单位人员进行一个系统的业务培训。试图通过培训使大家了解建设工程纸质、电子竣工档案收集、归档的内容及移交方法，以提高全体从业人员的城建档案意识，共同完成建设工程竣工档案的报送与接收工作。 总 体 要 求 1、建设单位是编制和移交纸质、电子档案的责任主体，负责协调电子档案制作的组织工作，并负责前期资料、竣工文字材料电子档案的扫描。施工资料、监理资料分别由施工单位或监理自行完成，由建设单位汇总形成一张光盘，并填写移交目录后向城建档案馆移交。较大的项目可记录成几张光盘。 2、不具备数字化条件的单位，可委托专业单位进行电子档案编制。 3、施工资料、竣工图电子档案的制作应按单体工程进行，检验批不用扫描。 一、建设工程电子档案 （一）电子档案的范围和内容 范围： 建设部发布行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ／T117-2007）规定凡是列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充、完善原工程电子档案。对改变的部位，应当重新编制工程电子档案，并和重新编制的工程纸质档案一起向城建档案馆(室)移交。 内容： （1）江苏省工程建设标准《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012）此规范2013年01月01日起实施 （2）中华人民共和国国家标准《建议工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）此规范于2015年05月01日起实施 （二）如何编制电子档案 1、常建规〔2013〕1号《关于移交建设工程电子和声像档案的通知》规定建设工程电子档案的编制和移交应按照“江苏省工程档案资料管理系统”（）平台的要求进行。 2、施工文件材料电子文件的生成——套用系统模板。 3、前期、监理文件材料以及竣工图——扫描成电子文件。 注：有系统模板样式 （三）移交方式 施工文件材料通过江苏省住建厅“江苏省工程档案资料管理系统”（）平台移交。 前期和监理及竣工图需要另外扫描成电子文件移交至档案馆。 注：如果是将来在（资料系统）内完成施工过程中的资料，只需要上传。目前，把所有的纸质档案扫描成电子档案来移交。 （四）电子档案质量要求 遵循《建设电子文件与电子档案管理规范》的要求，确保归档工程电子文件的真实性、完整性和有效性。 1. 真实性 电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。为确保真实性，建设单位在报送时需提交《承诺书》。 2. 完整性 电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。 归档的电子文件与纸质档案内容相同，完整、准确，齐全，不缺项，纸质档案发生更改时，其对应的电子档案必须做出相应的更改。 3. 有效性 电子文件的可被利用性，包括信息的可识别性和兼容性等。 承 诺 书 常州市武进区城建档案馆： 本单位承诺于 XXXX 年 XX 月 XX 日向你馆移交的 XXXXXXXXXXXX 项目电子文件档案准确、齐全、完整，且与纸质档案一致，符合国家归档要求。如在今后利用过程中发现电子文件与纸质的内容不符，或因载体质量原因导致电子文件损坏，由此产生的后果由本单位负全部责任。 移交单位（建设单位）： （盖章） 移 交 人： （签字） 移交日期：