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基礎公文寫作 鐘昱男 公文寫作的重要 關係公務處理的績效 是個人能力的表現 處理私務與處理公務之比較(一)程序 處理私務與處理公務之比較(一)程序 處理私務與處理公務之比較(二)考量因素 「簽」的撰擬 「簽」是機關「內部」對某一案件的處理意見。可以顯示從承辦單位、相關單位、核稿長官及首長核定代表機關對該案的意見。是公務員最常撰寫的公文書。 案件的來源 案件的處理 格式 撰寫要領 一、「主旨」不宜太長，以不超過60字為原則。要表達全簽主要意旨，內容應包括「案由」及「擬辦」 例一： 主旨：行政院人事行政局函送民國98年辦公日曆表一案，擬函轉本府各機關並提市政會議報告，請　核示 。 (共45個字) 　 不盡理想案例 「本局○○年○月○○日○○字第○○○○號函，擬補充規定如說明，請 核示」(案由及擬辦意見均不明確) 不盡理想案例 「行政院人事行政局函送民國98年辦公日曆表一案，簽請　核示」(缺乏擬辦意見) 「行政院人事行政局函送民國98年辦公日曆表一案，擬依說明二辦理，請　核示」(擬辦意見不明確) 不盡理想案例 「行政院人事行政局於民國97年12月5日，以局考字第006589號函，檢送民國98年辦公日曆表，囑轉知所屬機關照辦一案，依該表規定，民國98年1月30日調整為放假，於1月17日補行上班，因此春節期間有連續9天假期，本案擬函轉本府所屬各機關，注意春節期間之安全維護，並提下週市政會議報告，請　核示。」 (過於冗長) 二、「說明」以對本案之背景、案情、法令規定等重要相關事項，作必要之闡述分析，避免提出擬辦意見。 三、「擬辦」的文字，避免與「主 旨」重複，並避免過於冗長。 能於主旨段完全表達擬辦意見者， 　即不必再列「擬辦」。 主旨之擬辦屬原則性、概括性或方 　向性。「擬辦」段，則提出具體作 　法，細節之建議意見。 研議性意見，宜在說明欄敘述。　 四、力求簡明扼要 宜簽出事項 緣由背景、問題關鍵、法令依據、 考量著眼、產生作用、處理意見。 無須簽出事項 來文日期、文號、開會處所、處理經過細 節、其他與案情非密切關連事項。 以附件附陳有關資料 五、要有組織、有條理、有連貫 安排好表達之先後順序。 按事理發展之先後順序敘述： 即先講案件背景、法令依據、處理經過等，接 著再分析利弊、後果、影響等。　 按時間或空間順序敘述。 要讓核閱長官容易瞭解看懂。 六、正確使用按語、連接詞 按語 用在一段之起頭，點出該段要表達的意旨。 連接詞 用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。　 其作用如同路標，使開車者預先瞭解 前方路況，俾車行順暢。 查　經查　復查　另查　案查 第查　惟查　惟　茲　茲以 復以　經　茲經　茲據　頃經 甫經　甫於　案經　案奉 復經　嗣經　至於　據　按 爰　審　乃 迨 詎 正確用法 查──於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。 經查─於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。 復查、再查─繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。 另查─要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。 案查─要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。 第查─要探究敘明有關事實或規定時用。 惟─要敘述反面之因素，如不合之規定、困難之情形或有所顧慮之處時用。 茲─起敘語，或行文中要開始導入正題或轉向敘述時用。另作「現在」、「此處」用。 以─要敘述理由時用。 乃─因應上述因素，接著要敘述採行之作法時用。 茲以─要轉向敘述緣由時用。 經──要敘述已作如何處理時用。 茲經─於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。 茲據─於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。 頃經─要敘述剛剛所作的處理情形時用。 甫經─要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。 案經─要敘述有案可查之處理經過時用。 復經─要繼續敘述已作如何處理時用。 嗣經─要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。 按──要分析道理時用。 爰──承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。 審──接著要敘述須考量之因素時用。 至於─要轉向敘述另一個部分時用。 復以─要敘述另一個併列之因素時用。 迨──要敘述以後之某一時間用。 詎──要敘述預料之外的狀況用。 用法舉例 正確用法 一、據本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件平 　　均處理天數，較前月增加0.5天，已連續第三個月呈退 　　步現象，亟待檢討改進。 二、查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，且 　　各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，惟 　　新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。 三、按公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效， 　　鈞長向甚重視，茲為求有效改善，爰擬