公文寫作講習.ppt

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公文寫作講習

國立高雄第一科技大學 公文寫作講習 歐淑慧 980211 處理公務的文書 令 呈 咨 函 書函 公告 開會通知 簽 公務電話紀錄 手令或手諭 報告 箋函或便箋 證書 呈:對總統有所呈請或報告 咨:總統與立法院、監察院 函:各機關間、人民與機關間 書函:公務未決階段需磋商、徵詢 公告:各機關對公眾有所宣布 簽:機關內部 基本用語 期望語 引述語 稱謂語 期望語舉例 主旨:(敘明目的),(期望語)。 主旨:○○○○○○○○○,請核示。 類型 簽與函 上對下 下對上 平行 簽之期望語 請 核示:提出擬辦意見簽核 請 鑒察:將辦理情形簽報長官瞭解 請 鑒核:簽報長官瞭解含有請示之意 請 鈞參:提供長官參考 請 鈞(核)閱:檢陳有關資料請長官過目 函之期望語 對上級機關或首長 請 鑒核 請 鑒核備查 請 核備 對下行機關 希 查照 希 照辦 希 切實辦理 希 辦理見復 希 查照轉告 希 轉行照辦 對平行機關 請 查照 請 查照辦理 請 惠予辦理 請 查照見復 請 查照辦理見復 請 查明見復 請 惠復 請 查照轉告 引述語 引述有關機關意見或規定 形式 引述其意 依○○○函(或規定)略以:(說明其大意) 引述原文 依○○○函(或規定) :「照錄原文」 不必要者用刪除,如「…○○○…○…」 引述語舉例 稱謂語 上級對下級:貴 下級對上級:鈞、鈞部、鈞長,大(無隸屬) 平行:貴 自稱:本 機關對人民:先生、女士或台端 行文數機關或單位時:貴機關或貴單位 文中再次提及時:該機關 經辦語 附件語 主旨段 檢陳:對上級機關或首長 檢送:對平行及下級機關 說明段 檢附○○○ 小地方真的重要 簽稿不宜以剪貼方式 文稿如有添註塗改須於添改處蓋章 獨字不成行,獨行不成頁 記錄 / 紀錄 請記錄相關意見 …會議紀錄 (紀錄:○○○) 計畫 / 計劃 E世代人才培育計畫 本校計(規)劃圓夢助學方案嘉惠學子 請 鑑核 →請 鑒核 簽 學校內部對某一案件的處理意見 為處理公務,就案情做相關查證後,對主管報告 依專業職能研擬處理方案供主管為決策參考依據 立場 代表單位(組織規程所列) 請以本處、本中心、本館、本室 勿以「本組」字眼 簽之撰擬 主旨 扼要敘述目的與擬辦,不分項1段完成 說明 案情之來源、經過與有關法規或前案,以及處理方法之利弊、後果、影響分析等 擬辦 應針對案情提出具體處理意見,或解決問題之方案,意見較多時分項條列 一段式 主旨不宜太長,以不超過60字為原則 內容應包括案由、擬辦、期望語 二段式 三段式 主旨:為提升本校同仁公文寫作水準,擬舉辦公文講習會,請 核示。 說明:據本校總務處統計,本校公文處理時效,已連續三個月呈退步現象,又據部分主管反映,新進人員多不諳公文寫作要領,指導甚為吃力,因乃規劃舉辦是項講習會。 擬辦:  一、講習會,擬分三梯次實施,每梯次三小時,分別訂於○月○日、○月○日、○月○日上午9至12時實施。  二、本校行政人員均須參加,總共○○人。  三、講座擬聘請富實務經驗且具專業素養之○○○擔任。  四、每梯次講習開始時,擬請 鈞長蒞會講話。 公文稿 代表學校立場與校長的身分 遣詞造句用字須審慎斟酌 例如: 本校 本校○○學院 本校○○學院○○系所… 公文函稿之性質 主動 係承辦人員據公務需要主動擬稿 被動 回復 轉知 擬辦復文或轉行之稿件 來文機關之發文日期及字號敘入俾便查考 如有需要 請摘敘來文要點 無法摘敘時,可列為附件 文末首長簽署、敘稿時,首長職銜之下僅書「姓」,名字以「○○」表示 函稿撰擬方式 先簽後稿 簽稿並陳 以稿代簽 一、先簽後稿 性質 訂(修)定法規 或重大興革 重大人事與經費 涉及決策尚無結論 須先行簽請核示,再據以擬稿發文者 簽:主旨、說明、擬辦三段式 函稿:陳核時須檢附「簽」影本供參 二、簽稿併陳 性質 文稿內容須做說明、分析或限期辦理 不涉及決策或須請示之案件 將簽與文稿同時陳閱提升公文處理效率 應在稿面右上角註明「簽稿併陳」 三、以稿代簽 性質 一般案情簡單或例行承轉案件 不涉及決策或須請示之案件 直接辦稿陳核 應在稿面右上角註明「以稿代簽」 公文函稿 一段式:「主旨」一段完成 二段式:主旨、說明 / 辦法 三段式:主旨、說明、辦法/建議/請求 如何寫函稿的「主旨」 說明函的目的與期望 力求具體扼要不超過50字 緊接段名冒號之下書寫,不分項一段完成 末加期望語:上行、平行、下行 函之期望語 對上級機關或首長 請 鑒核 請 鑒核備查 請 核備 對下行機關 希 查照 希 照辦 希 切實辦理 希 辦理見復 希 查照轉告 希 轉行照辦 對平行機關 請 查照 請 查照辦理 請 惠予辦理 請 查照見復 請 查照辦理見復 請 查明見復

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