文档管理系统工作范围说明书.docxVIP

1 文档管理的一般功能1.1 全文检索用户只需要输入文档中的某段文字，就可以通过全文检索的方式，快速搜索到文档库中的所寻找的文档1.2 系统支持两级回收站，也就是当用户删除文档时，文档会放入站点级回收站中。当文档在站点级中被清空时，文档会放入站点集回收站中，而不是立即彻底删除用户可以从回收站中恢复某个文档1.3 文档的授权可以直接对用户和邮件组进行授权，也可以对用户组进行授权，可以授予用户对文档库中的文档进行完全控制、修改和读取等权限。2 文档的安全文档是公司宝贵的财富，文档的安全非常重要，完善的文档管理系统，从两个方面对文档进行保护2.1 获取文档的控制只有被授予权限的用户才能从系统中获取文档，并进行相应的操作。SharePoint提供了强大的权限控制功能。 可以为不同的用户对目录、文档分别授予读取和编辑等不同的权限。 文档可以从目录继承权限 子目录可以从父级目录继承权限2.2 文档内容的保护（需RMS的支持）用户只能打开自己从系统中获取文档的，其他人不能打开。RMS提供了对文档内容的保护。 用户从系统获取的文档是加密的，并且附加了下载用户的信息。 用户在打开加密文档时，RMS验证当前用户是否下载用户，只有下载用户才可以打开文档。 可以控制是否允许修改、复制内容、打印，及文档的有效期2.3 外发协作文档的保护可以用PassPort对外发文档进行保护，只能用指定的PassPort帐户打开文档，并进行被授予权限的操作，文档在有效期后，不能再打开。2.4 支持的文档类型 微软的Office产品（包括SharePoint）完全支持RMS，是RMS应用最广的产品。 Word、Excel、Outlook等和RMS服务器配合，可以实现单个文档或邮件的加密保护。 SharePoint和RMS服务器配合，可以实现文档库的加密保护。3 归档文档库保存公司历史的不再需要更新的文档。3.1 树形目录的存储结构归档文档的数量较大，类型较多，通过树形目录的方式，可以较好的对文档进行分类和管理3.2 归档文档的属性归档文档库中的文档定义了丰富的属性，以存储文档详细的信息3.3 归档文档库的管理 归档文档库由文控部门全权管理。 文控部对归档文档库的目录结构进行合理的组织和分配。 文控部将文档放置到合适的目录下。 文控部根据用户的工作需要，给用户授予目录和文档的适当的权限。3.4 归档文档和目录的授权 目录的浏览权限 用户可以看到并浏览有权限的目录及其下的文档，看不到没有浏览权限的目录。但需要文档的打开权限才能进行查阅；  文档的打开权限 用户可以查阅有打开权限的文档的内容； 如果没有文档的打开权限，用户可以发起借阅申请，请求文档的打开权限。 提供了文档批量继承和脱离目录的授权的操作功能，以方便文档管理员的授权3.5 归档文档的借阅 用户打开没有权限的文档时，页面将跳转到归档文档的借阅申请页面； 借阅申请需要经过文档管理员设置的申请人的经理和文档所有者审批； 审批通过后系统自动为申请人在设定期限内开放文档打开的权限。3.6 归档文档的检索可以对归档文档的属性进行模糊查询，以找到需要的文档。4 在用文档库保存公司当前正在使用，并需要不断更新的文档，由文档的责任人员和文控部门共同管理4.1 在用文档库列表在用文档库采用分页的列表的显示方式，来管理大量的在用文档。4.2 在用文档库的分类根据文档属性的不同，将文档分成不同的类别进行管理，例如内部文档、外部文档和技术图纸等。 内部文档 公司内部的文件和记录等，主要是Word和Excel类型的文档 外部文档 公司外部的文件等，生产中需要的标准等文档，主要是XPS格式文档。 技术文件 生产中需要的图纸等文档，主要是XPS格式文档。4.3 文档的发布、改版和废弃 用户填写一个文档的发布、改版或废弃的申请，附上相应的文档，然后提交。 文档管理员检查申请和文档是否符合要求，然后将申请转到相应的人员进行审批。 所有人都审批通过后，文档管理员将文档发布。4.4 在用文档库的授权 只有被授权的用户才能看到相应的文档并打开；未被授权的用户看不到相应的文档。 文档在审批过程中，只有文控部和相关审批人员才能看到。 文档在发布或改版时，系统根据申请中的发放范围，自动对发放范围内的人员授予相应的权限。4.5 在用文档的关联文档可以关联其他文档，也可以被其他文档关联，通过关联文档和被关联文档，可以找到文档所有相关的文档，以进行参考。鼠标放到文档上自动弹出关联和被关联的文档。4.6 我的文档文档库中文档的数量较多，但用户关注的可能只有几篇文档，用户在文档上进行“加入我的文档”操作后，文档就会添加到我的文档中，方便用户使用常用的文档。并且可以接受我的文档的变更通知。4.7 最近浏览最近浏览中会