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加强煤炭企业文书档案管理工作的思考 　　摘 要 档案是一种信息资源，是一种无形的财富。煤炭企业档案是煤炭企业生产实践活动的历史记录，是煤炭企业管理者了解企业历史发展、把握现实、进行科学决策的重要依据。而文书档案是全体职工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展史上的真实记录和原始写照，它记录着一个企业所从事的各类管理活动情况，如反应生产、经营、党群管理、人事管理、其他业务管理等活动的档案。在此，笔者结合自己企业的情况阐述了文书档案管理工作的重要性，从文书规范管理、健全管理制度、提高人员素质、重视平时积累和抓好细节管理等方面对做好文书档案管理工作进行了探讨，并对于文书档案管理在生产经营中的作用谈几点看法。 中国论文网 /3/view-7174000.htm 　　关键词 文书档案 档案管理 　　一、做好文书档案管理工作的重要性 　　文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，所以要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期的煤炭企业，管好用好文书档案，对企业建设和煤炭生产、经营等业务的发展起着重要的作用。 　　（1）文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为文书档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观性，所以文书档案是令人信服的历史证据。煤炭企业文书档案是煤炭企业历史原貌的真实反映，其涉及煤炭企业在生产、经营、管理等各项工作及活动情况，包含企业各项工作活动的原始记录，各种规章制度的管理文件，以及集团公司对本企业各项工作的规范要求和批复文件，为企业各项日常管理及项目建设提供必要的依据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。 　　（2）文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分，作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。在企业建设中文书档案的重要作用也突显出来，如编写公司志史、制度汇编、制作活动展板都离不开文书档案的查阅，甚至是某些重要决策的也提供了重要参考依据。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了日常社会实践活动的浓度，而且也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。 　　二、当前文书档案管理工作中存在的问题 　　（1）对文书管理工作不够重视，收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩，因此使单位领导不大愿意投入更多和关注，仅要求保管好文件，需要时可以提供参考即可。由此可见，文书档案管理工作没有纳入单位的正规管理历程，也没有落实到位，从而影响到文书档案管理人员在内的档案管理工作者的积极性，最终降低文书档案工作人员的效率和工作质量。那些错误的认识也造成了各部门也不重视文书档案工作，在收集文件资料时往往不太配合和协作，一些部门觉得自己留档方便工作，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的开展。 　　（2）文书档案管理不够规范。主要表现为档案号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。 　　（3）文书档案管理人员专业能力偏低。目前，单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。在单位人才培养中，一般都只重视管理技术人员的教育培训，却忽视了对档案管理人员的业务培训。而有些还是兼职档案员，缺少专业的档案管理知识，严重影响到单位文书档案管理水平的提高。 　　三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施 　　（1）加强文书档案管理人员专业素质的提高。文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因为文书档案管理工作不仅要求管理人员具有扎实的基础知识，还要求他们知识面要广，包括文、地、史、哲、理、数等方面的基本知识。因此，这就需要相关管理部门必须重视对文书档案管理人员的培训，为他们提供交流与学习的机会，定期开展深入学习档案专业知识的课程，借鉴国外成功的管理经验，不断更新档案工作理。随着计算机科学技术的不断发展，文书档案管理模式将会发生巨大的变革，要求管理人员必须具备掌握运用计算机管理档案的能力，才能更好地适应当今社会的发展要求。此外，还要努力提高文书档案管理队伍的业务水平，确保他们能够熟练运用现代化的办公设备来进行电子文件和资料的制作、使用和维护，从而为建设一支高质量的档案队伍打下坚实的基础。 　　（2）文书规范管理是做好档案管理工作的基础。公文的种类、格式、处理程序是否规