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第  PAGE 8 页 共  NUMPAGES 8 页 人事档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案资料，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。 第二条 人事档案工作是公司人力资源工作的重要组成部分，实现人事档案科学化、规范化、制度化的管理，充分发挥人事档案的作用，是选贤举能，知人善任，历史地全面考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。 第三条 本制度适用于公司及所属企业。 第二章 档案管理原则 第四条 公司及所属企业必须按照统一的标准进行分类管理，方便查阅： 1、实行独立企业独立建档管理； 2、按照企业所属部门先后顺序进行分类管理； 3、按照职位高低顺序进行分类管理； 4、按照同类职位入职时间先后顺序进行分类管理； 5、档案按照统一的编号进行存档，详见《档案编号管理办法》（附件一）。 第三章 管理职责 第五条 公司人力资源部人事档案管理职责： 1、负责制订、修改和完善公司人事档案管理相关工作； 2、负责公司总部全体员工的人事档案管理工作； 3、负责公司所属企业一般管理人员及其以上员工的人事档案管理工作； 4、负责对公司所属企业人事档案管理工作进行检查与督导。 第六条 公司人力资源部档案管理员有权要求所属企业，按本制度建立规范的人事档案管理流程。 第七条 公司总部及所属企业档案管理员都必须严格执行本制度。 第四章 人事档案分类 第八条 人事档案，主要有以下几类： 1、履历材料（个人简历）； 2、自传材料（入职申请表、个人照片）； 3、身份证明材料（身份证、户口本等），其中原件备查，复印件存档； 4、学历、学位证书和专业技术证书、岗位上岗安全资质证书等材料，其中原件备查，复印件存档； 5、录用、调用、离职材料（转正申请表、经济担保书、保密协议、员工购买社保申请表、员工薪资变动申请表、调职轮岗申请表、人事调动通知、离职申请书、工作交接表、解除劳动关系通知等）； 6、奖励及处分材料； 7、培训记录及外训协议等材料； 8、其他可供公司用人参考的材料。 第五章 人事档案的收集、整理、装订 第九条 人事档案管理员负责员工履历表、调职（轮岗）申请表、员工薪资变动申请表、异动表、各种奖励、职务任免等材料的收集、整理和归档工作。 第十条 在以下几个时段档案管理员需着重做好人事档案资料的管理工作。 1、新员工正式入职时 新员工报到后，三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行归档： 《入职申请表》、报到通知单； 一寸的近期免冠照片8张； 身份证、学历证、学位证、职称证书及其他相关资质证件的复印件； 《劳动合同》或《实习协议》； ⑸ 经济担保书、固定资产证件复印件、户口薄复印件（本条适用于出纳、司机、采购员及需要提供担保的相关职位）。 2、员工办理转正手续时 员工完成转正手续后，三个工作日之内，将以下档案、资料进行归档： 《员工转正申请表》； 《（转正/定职/晋升/调薪）主管级以下员工评估表》； 《人事变动通知书》； 《员工购买社保申请表》。 3、员工办理调动手续时 员工完成调动手续后三个工作日内，将以下档案、资料进行归档： ⑴《（转正/定职/晋升/调薪）主管级以下员工评估表》； ⑵《工作交接表》； ⑶《人事变动通知书》。 4、员工办理离职手续时 ⑴在员工办完离职手续的三个工作日内，将以下档案、资料进行归档： 离职申请书； ②《员工离职申请表》； ③《工作移交表》； ④《劳动合同》或《实习协议》； ⑤《解除劳动关系通知》。 ⑵对于辞职或辞退人员的档案应实行“一人一档”管理,不能退还给本人，档案必须保留到规定的保存时间： ①高层领导的档案一般应保留满3年； ②中层领导的档案一般应保留满2年； ③基层员工的档案一般应保留满1年。 过保留期限的档案,由档案管理员进行统一整理，报分管领导批准后销毁，但电子数据资料永久保存，其中电子资料保存要求每月做一次备份，备份数据设置打开密码和修改密码。 第十一条 档案管理员每月按公司档案管理办法，对上月的人事档案进行整理、归档。 第十二条 档案管理员，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。 第十三条 人事档案的装订： 1、人事资料统一以A4纸为标准整理、存档； 2、依档案材料类别排列，每类资料以形成时间为序； 3、人事档案袋的封页上应注明员工的编号和姓名。 第六章 人事档案的查阅与移交 第十四条 如因工作需要从人事档案中获取相关信息或需复制、拍摄、扫描、调用档案内容，须事先填写《人事档案借阅登记表》（附件二），做好登记备案。 第十五条 查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。 第十六条 每周公司所属企业需向公司人力资源部提交一份本企业最新的人力资源数据库资料（电子版）及所有员