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《企业内部控制基本规范》应用案例分析 案例提供人：吴春雷 一、本案例分析的意义 《企业内部控制基本规范》的出台为企业如何建立内部控制体系提供了有力的指引。自其发布以来，国内企业越来越重视内部控制建设。但是对当前迅猛发展的电子商务行业来说，由于是新兴行业，商务企业经营过程有别于传统企业，例如存货种类繁多、销售无场所化、高度依赖信息系统等。因此，通过实际案例，按照《企业内部控制基本规范》分析电子商务企业的内部控制具有较好的现实意义。 二、案例介绍 （一）公司背景 1、公司基本情况 ABC公司为有限责任公司，股东人数8人，于中国电子商务市场发展早期进入市场。其经营产品范围较广，包括数码、家电、食品、服装等类别。ABC公司在全国有一个总仓和六个分仓，形成了全国统一库存网。由于进入市场较早，ABC公司在这个新兴行业积累了丰富的经验，并培育了自己的客户群体。因此，该公司在中国占据相当一部分市场份额，并且销售额早已突破亿元级别。由于行业特点，一直处在微利甚至不盈利状态，但毛利率略高于行业平均水平。 ABC公司的经营模式属于电子商务中的B2C模式，即从正规合法的厂商处购入商品，在自己幵发的网站上进行销售。因此B2C更能保证产品的可靠性，对刚起步不久的中国市场来说，比C2C模式更能获得消费者的信任。 由于上述经营模式，ABC公司的主要业务环节为“进、存、销”，即从供货商处购入商品，作为自己的存货储存在仓库中，然后在网站上发布每个产品的页面信息，并提供网上购买平台，客户直接在平台上操作，完成购买，最后公司通过物流将货物配送至客户处。与生产型企业不同，ABC公司无生产周期，从供货商处采购的产品一般为直接可售的产成品。同时ABC公司对物流的要求很高，无论是购进货物的物流，还是配送至客户的物流，因此ABC公司逐步成立了自己的物流中心，以提高物流服务水平，降低运输成本。 2、组织结构 ABC公司由于在华北、华中、华东、西北、西南、东南布有分仓，因此地域分布较广，下属机构众多。但从管理层级上来说，其组织结构可以简化为（见图1）： 图1 ABC公司的组织结构 由于ABC公司为股东人数只有两人的有限责任公司，所以组织结构更加灵活，不设股东大会，董事会为最高决策机构。董事会之下为总经理，负责全面的经营管理。另设审计委员会，负责对内部控制进行总体监督，接受来自内审部的汇报。 总经理下设产品管理部、仓库运营部、退货授权部、物流中心、财务部、市场营销部、客服部、人力资源部、管理信息系统部、内审部。其中，产品管理部负责“进、存、销”三环节中的“进”，即采购，员工头衔为“产品经理”，每个产品经理负责若干产品线。仓库运营部负责“存”，主要负责仓库运营和存货管理。退货授权部门负责接受来自客户的退货，并根据具体情况决定退、换或修。物流中心员工负责将货物配送至客户。财务部负责付款、收款等环节，并派出人员在仓库场地工作，主要负责收款。市场营销部和客服部主要负责“销”，包括产品网页内容编辑、促销事件策划和执行、解决消费者问题等工作内容。人力资源部负责员工管理、培训、业绩评价等。 内审部是内部控制中的重要一环，既要根据公司业务流程提出内控制度方面的建议，又要监督其他部门对内控措施的执行情况。虽然在管理层级上应与其他部门并列，但其监管范围广，包含其他部门，并且有“弹劾”其他部门管理者的权力。其他部门的工作展开都依赖于管理信息系统。 ABC公司组织结构中的最后一层即总部仓库之外的其他六大分仓。六大分仓除了仓库收货人员、发货人员、仓管人员之外，还配有财务人员、市场人员。每个分仓的设置类似中国区总部机构设置，但要接受总部仓库运营部的管理，以及来自总部财务部、市场营销部的管理。因此分仓属于公司组织结构中的第三层。 3、管理信息系统 电子商务网站必须有庞大的管理信息系统作为后台支撑，才能处理如同百货超市般繁多的产品信息，同时向消费者提供稳定安全的购物环境。对ABC公司来说，其管理信息系统更为复杂，因为“进、存、销”三个业务环节都必须在系统中进行处理，人、财、物也由该系统统一管理。因而，内部控制与管理信息系统息息相关，整个内部控制措施是围绕该系统展开的。的管理信息系统包括六个子系统：采购子系统、仓库管理子系统、销售子系统、财务子系统、人力资源子系统、客服子系统。其基本功能简介见表1。 表1：ABC公司管理信息子系统功能简介 ABC公司管理信息系统由管理信息系统部门自行研发和管理，因此具备自己的特点。其与内部控制相关的主要特点体现在以下三个方面： （1）系统权限 管理信息系统对员工在系统内操作的控制主要依靠系统权限设置。公司的每一位正式员工均拥有一个登录账号，密码自行设置且不可告知他人，以防他人利用自己账号进行操作。如果公司因此遭受经济损失，需要由账号所有者赔偿损失。员工凭账号登录系统，在个人系统权