如何规范档案管理要点分析.doc

在全球信息化进程越来越快的今天，开展档案计算机管理将成为今后档案工作的一个重要方向和必然趋势。本文就档案计算机管理的特点及应注意的几个问题谈点粗浅认识。 一、档案计算机管理的特点 1、实现归档材料的前期控制。在档案接收过程中，档案短缺现象时有发生，究其原因，有些是因为移交部门对归档范围了解不够，漏交、忘交，也有个别部门为自己使用方便，将重要档案隐留不交，通过计算机前端控制是改变这种情形行之有效的好方法。首先，将档案管理部门编制的信息管理软件提供给各部门使用，各部门将形成和收集到的所有信息资料输入系统数据库，档案部门通过对这个数据库的监控，指导各部门文书或资料员将应归档的资料立卷归档，同时也可督促那些将资料故意匿留不交的个别单位和个人及时归档。 2、促进档案归档整理的科学化。档案分类、归档是一项专业性较强的工作。在归档过程中，即使是同一个组卷人员，在不同时期不同环境条件下，也会组成有明显质量差异的案卷。实行计算机档案管理后，通过对文件属性的管理，可以帮助档案人员进行准确的分类，较好地解决档案分类、归档随意性大的问题。编目是档案管理中最繁琐的一项工作，应用计算机编目既方便又快捷。只要有了与国家档案标准相一致的数据，我们可以将档案信息一次输入，随时生成我们需要的各种目录和索引。 3、有助于检索能力的有效提高。档案检索在档案工作中占有十分重要的地位，借助计算机检索，将大大缩短档案查询的时间，同时提高档案的查全率和查准率。 4、档案管理由“物的传递”向“信息传递”转变。传统的档案管理对象是以纸质载体形成为主体的档案。需要档案时，利用者必须到档案室登记后才能借用档案。如果借用者逾期不还，档案员还必须催还，如果归还的档案有损伤，档案员必须进行修复。如果能在网上查阅档案，上述麻烦就没有了。传统的档案查阅随着办公自动化及信息技术的发展演变为“机读档案”——存于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体档案信息。一旦需要档案，利用者可以自己在办公桌上的计算机里查阅这些信息，通过将归档扫描的档案及电子文件直接与局域网系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室查阅，节省了利用者的时间。档案部门为用户服务的重点将档案“物的传递”转变为“信息传递”。 5、档案利用与服务方式发生了变化。档案的实体与内容信息的管理在使用上趋向分离。档案的内容信息将主要通过电子计算机等技术让利用者快速地查阅，而档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身，并被作为最原始的也是最终的凭证精心保存，这就减少了档案员修复档案的工作。 6、档案利用服务将更加专业高效。通过计算机查阅档案信息及开展网上利用，不仅改变了档案服务方式，也节约了档案员的时间，减少了档案员不必要的劳动耗费，从而使档案员有更多的时间进行档案编研工作，提高档案的利用。 二、档案计算机管理应注意的问题 1、要建立和执行科学的归档制度 新《办法》第十一条规定，电子文件在归档移交前，归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测，确保载体的安全利用。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、伺服软件、其它说明是否一同归档，归档的电子文件是否最终稿本，电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。 2、抓好数据库建设 数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以在进行档案前处理时，所提交的档案信息须有一定的广度和深度以确保系统存储的档案信息内容丰富，有较强的网络性。在设置字段类型时，要注意从利用者的角度来考虑，本着方便利用者查询，又能满足自身工作需要的原则，要注意数据库结构的设计，数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动，单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方要予以补充。 3、要强调用户身份验证 新《办法》第二十六条：“对电子文件采用网络方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定”。为防止无关人员进入计算机的档案系统，可以设置对用户的身份验证。最常用的方法是给每个合法用户一个由数字、字母或特定符号组成的“密码”代表用户身分。当用户要进入系统时，先输入“密码”，计算机自动将这个“密码”与存储在机器中的有关该用户的其他资料进行比较验证，如果验证为合法用户，就可以接受他进入系统。如果验证不合格，该用户将被拒之门外。 4、网上档案的防改措施 为了防止随意改写网上档案，可以在软件中将文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取档案信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读光盘(cd—rom)只能供使用者读出信息而不