质量管理体系《文件管理程序》教程.docVIP

文件管理 审核/日期： 批准/日期： 2015-06-23发布 2015-06-23实施 发布范围 全员发布 相关部门及岗位： 注：文件的发布范围由责任部门根据实际情况选中对应的复选框，非全员发布的文件，需填写发布的相关部门及岗位名称。 文件记录修日期2015-06-15 全部.更换文件模板 .增加定义与术语 3.增加流程框流程说明 .增加补充说明 目 录1 目的 4 2 适用范围 4 3 定义与术语 4 4 职责 4 5 工作程序 5 5.1 文件管理流程 5 5.2 体系文件审批管理流程 11 6 补充说明 13 6.1 文件密级 13 6.2 文件外发管理 13 6.3 外发文件版本管理 13 6.4 样品分发管理 13 7 相关文件 14 8 表格使用指引 14 本程序规定了质量体系文件的编制、审核、批准、发放、更改等的管理职责和内容。以保证文件得到有效管理。 本程序适用于公司质量体系文件，包括相关的外来文件的管理。 适用范围 本程序适用于公司所有文件的管理。 定义与术语 外来文件：来自公司外部与质量、有害物质减免、环境和职业健康安全、知识产权等有关的文件，包括：标准、法律法规、客户图纸、设备/仪器类随机资料等。 内部文件：来自公司内部编制的手册、程序文件、企业标准/制度、内控评价和工作文件、表格和模板等文件。内部文件的分级如下： 一阶文件：质量体系手册、内部控制管理手册； 二阶文件：程序文件； 三阶文件：工作文件（包括设计文件、生产技术文件、作业指导书和操作指引等）和企业标准/制度（包括体系类企业标准/制度、内控评价、技术类企业标准/制度、管理类企业标准/制度等）； 四阶文件：表格、模板。 体系文件：在本程序中特指质量手册、程序文件、企业标准/制度、内控评价、表格和模板等文件。 研发文件：在本程序中特指三阶文件中与研发有关的工作文件。 工程文件：在本程序中特指三阶文件中与工程有关的工作文件。 职责 部门 角色 职责 公司领导 总经理 2、负责审核产品策划相关文件。 懿橙尚品 管理者代表 人事行政部控工文件研发与工程工文件研发与工程 研发部发总监 项目管理专员 负责研发部内部、外来文件的接收、保管、发放及协助文控专员回收文件等。 品质管理部工程文件的审 相关部门人 负责体系文件进行内容审核。 项目负责人 文件拟制人员 负责内部文件的编写或外部文件的收集。 全员 按文件管理要求正确的使用和管理相关文件。 工作程序 文件管理流程 文件管理流程说明 编号 流程步骤部门编号步骤描述文档编写关部门/ 1）体系文件：每年管理评审或当组织结构、管理体系、产品类型、生产工艺等发生重大变化时，管理者代表人行政部部项目负责人发部理A、工程/研发临时文件首次发布时的使用期限由文件拟制部门与文控协商后确定，到期由文控收回。需要延长使用期限时，由文件拟制部门在文件到期前发出《工作信息联络单》，并通知相关人员，说明原因及延长期限。 B、文件编写人在制订/修订相关文件时参照《体系文件编写规范》、如部门属级文，相应的规范行政部理行政关部门人表》事行政部部员.内部文件： 1）体系文件：人事行政部 2）工程文件：文控专员 3）研发文件：文控专员 2、外来文件： 1）文控专员（包括但不限于研发部控文件清单记录表》《清单及保存期限》事行政部部员事行政部部员行政部控专员 3）研发文件：文控专员 注意事项：未经文控书面允许，任何部门或员工不得私自复制、流传受控文件（包括内部文件和外来文件），特殊情况确需复制文件时，需经过管理者代表批准，由文控专员在复制文件中加盖“参考文件”印章。 08 回收/销毁 人事行政部部员05 受控文件（包括内部文件和外来文件）发放的同时如有旧版文件存在，文控专员需在文件发放日后1个工作日内将旧版文件回收，做好签回记录，并在原件上盖“作废”印章进行标识，归档保存一份作废文档，其余作废复印件全部销毁。 体系文件审批管理流程 体系文件审批管理流程框图 体系文件审批流程说明 编号 流程步骤部门编号步骤描述文档发布文件关部门文件》确认及标准事行政部专员事行政文件》人 2.业务总监对部门负责人审核通过的体系文件进行内容审核。 《体系文件》理体系审核事行政部专员行政部文控专员理者代 公司领导/经理 2.总经理审核管理类企业标准/制度及人事行政部表单；审核技术类企业标准/制度文件，审核通过后转人事行政部经理。《体系文件》发布行政邮件说明 密级 公司文件根据是否涉密分为：普通、保密、机密和绝密。 机密：涉及公司