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发展报告技巧之四 Excel中一些实用的操作技巧 欢迎指正，欢迎交流。 在做发展报告时，如果采取模板导入的办法，就要经常对模板文件进行大量重复的操作。如果按照一般的操作方法，不但工作量大，而且很容易出错。 经过研究，发现Excel有许多功能可以使我们的操作更快捷方便，大大减少工作量。下面择要归纳一下。 1.批量填空 方法1　相同单元格填入同一内容： ①选中要填入相同内容的单元格，如日期一栏； ②用键盘输入数据，如“2012-03-20”(注意此处前面要加撇号“”，否则可能显示不正确); ③按Ctrl+Enter组合键。此时所有选中的单元格都填入了相同内容2012-03-20. 填其他内容可类似处理。 方法2　一个区域填入相同内容，但不同列内容不同。 ①先输入一行，也可以先建一个文件，将这些内容先保存起来。我将所有用到的学分修习的模板都存起来了，每年都用，非常方便。需要的朋友可双击下表，然后保存为Excel表格备用。 ②选择要填充的内容，如选择上表第一行地理1从学分到学期的所有内容，然后点复制（或用Ctrl+C组合键）. ③选中要填充内容的矩形区域，然后点粘贴（或用Ctrl+V组合键），这样所有选中的部分都填入了复制的内容。如图： 2.正确显示长数字 Excel中对于长数字（超过11位）将自动改用科学计数法显示，如123456789012会显示成1.23457E+11。当数字长度在12－15位时，表格中用科学计数法显示，但上面编辑框中显示的仍然是正确数字，此时修改单元格格式为文本可正常显示。但当超过15位时，编辑框中显示的数从第16位开始会以0代替，如1234567890123456在编辑框中会显示成1234567890123450。这种情况后面变为0的数字在修改单元格格式为文本后也无法恢复。 解决这个问题有两个办法： ①在填入数字前，先设置这种长数的单元格为“文本”格式； ②在输入时先输入一个单引号“”，然后再输入数字。但这时会在单元格左上角显示一个三角形符号，表示这是一个用字符形式表示的数字。 3.正确显示长文本 在素养模板中，评语字数较多，有时显示为“###……”，但编辑框中显示的内容仍然是正确的，这是由于格式设置不当引起的，只要将单元格“数字”一项设置成“常规”即可正常显示。 建议：单元格属性中“对齐”一项最好设置成“靠左（缩进）”，取消“自动换行”行面的对号。这样虽显示不全，但整体看上去整齐化一，想看具体内容时可选中该单元格，观察编辑栏即可。 4.快速选中行、列或单元格 巧用Ctrl+G组合键可以快速选中行、列或单元格。举例说明： 在按下Ctrl+G组合键后，会出现一个输入框，下面是常用的输入方式和结果： m:n 选中第m行到第n行，若只选中第m行，请输入：m:m m1:n1,m2:n2,…… 选中m1到n1行,第m2到n2行，……，注意其中标点符号不要弄错。 A:C 选中第A列到第C列 A:C,E:F,……　选中第A到C列，第E到F列…… A3:C5 选中左上角为A3，右下角为C5的矩形区域 选中多个行、列、矩形区域时，可用上面的方法，中间用逗号分开。如A:C,F2:F5表示选中第A列到第C列和F2到F5的矩形区域。 说明：灵活使用该方法，加上其他输入技巧，可以快速定位和输入内容，非常方便。 5.在数字前面加0 有时数字前面需要加0，如班号01，电话区号0539等，若直接输入Excel会自动丢掉前面的0。解决办法与显示长串数字的办法相同，即有两个办法： ①设置这种数所在的单元格为“文本”； ②在输入时先输入一个单引号“”，然后再输入数字。 6.抽取部分内容 有时我们可以从一栏信息抽取内容作为另一栏，下面举例说明。 例1　从身份证抽取出生日期。 身份证的第7－14位是出生日期，可用Excel的MID函数抽取。如C列是身份证号，D列是出生日期，我们可以在D2单元格输入“=MID(C2,7,8)”，然后向下拖拉即可。如图。 例2　从身份证号抽取性别 身份证号的倒数第2位即第17位是性别标志，单数为男，双数为女。如C列是身份证号，E列是性别，我们可以在E2单元格输入“=IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,男,女)”，然后向下拖拉即可。如图。 7.插入或合并内容 有时需要对某些单元格做插入或合并处理，举例说明如下。 例1　如果出生日期要用“YYYY-MM-DD”的格式，则上面抽取出生日期的公式需稍作变动。公式为：= MID(C2,7,4)- MID(C2,11,2)- MID(C2,13,2)。如图。 其中“”是合并字符串的运算符。合并字符串也可用函数CONCATENATE()函数，且在运算符＆失灵时，用函数则很有效。 例2　在身体测试模块，每学期有3个测试项目，格式是“测试项目-成绩”，如“50米跑-80”。