项目往来文件管理程序详解.docVIP

利比亚盖尔杨简巴度地区五千套住房项目 项目往来文件管理程序 0 发表使用 魏国越 版号 用途描述 编制人 审核人 评审人 审定人 批准人 执行日期 主编部门：工程部 参编人：  目 录 1 目的 1 2 适用范围 1 3 编号规定 1 4 标准格式 2 5 签署 2 6 文件传递 3 7 电子邮件 3 8 调整与完善 3 9 其它规定 3 10 相关文件 4 11 附件 4 说明： 本文件执行解释权在工程管理部。 项目程序 X – HF（UHP）–435- XXX / XXX - XXX 信息文件分项代码定义： F --- 传真； L --- 工作联络单； C --- 内部工作联络单。 说明:当文件在项目内部发放时,第5层次代码(接收单位代码标识)省略；当文件发 送当地政府机构、集团公司，或现场同时发送多个项目参建/合作组织时，第5层次代码可用000表示。 会议纪要、备忘录、通知、指令、阅批件编号 在项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位与业主、监理、其它供货厂商等之间的会议纪要、备忘录、通知、指令、阅批件将遵从下列编号规定： X – HF（UHP）- 435- XXX - XXX 记录分项代码定义： M -- 会议纪要；O -- 备忘录； N -- 通知；IB – 项目经理指令；RA – 阅批件。 项目计划/报告文件编号 HF（UHP）–435-XXX–XXX–XXX–XXX-X 文件分类代码定义： PLN ---- 实施计划； SCH ---- 进度计划； EST ---- 费用估算及控制； ARP ---- 年报； QRP ---- 季报； MRP ---- 月报； WRP ---- 周报； RPT ---- 工作报告。 版号代码定义：可变码，由数字0、1、2……组成，排序规律递增（用于年、月、周报及报告时缺省）。 当文件/记录在工程建设现场发生时，应在上述文件编号的职能部门/项目组代码后加“（S）”，顺序号可自成系统。 项目职能部门/项目组代码标识见《项目组织机构及职责》。 外部组织代码：承包商、监理及供货商的代码应为该外部组织的拼音缩写，由项目组与外部组织在协调会期间明确。 发给不同接收方、不同部门、不同种类的文件（同一文件例外）均应重新开始编号；各职能部门/项目组的文件与记录编号由工程秘书进行管理。 所有文件电子版应存为OFFICE97/2000/2003格式，电子文件的命名应与纸介质文件命名相同。 标准格式 在项目执行过程中，宏福建工国际工程部项目部与公司总部、监理及其它供货厂商等之间的传真、信函、内部工作联络单、会议纪要、备忘录、通知、工作报告、指令、阅批件必须遵从附件标准格式，工作计划、进度计划、费用估算及控制文件、年报、季报、月报、周报等文件的标准格式见相应的程序文件。起草人应保证各项信息填写完全，编号准确，页面清晰，签署有效。 签署 传真、信函 以部门或项目组名义发出的传真或信函，应有起草人和职能部门/项目组经理的签署方为有效；以项目名义发出的传真或信函，应有起草人和项目主任的签署方为有效。 会议纪要、备忘录、指令、阅批件 以职能部门/项目组名义对外的会议纪要、备忘录、指令、阅批件，应有职能部门/项目组经理和对方同等级别的负责人或授权代表签署方为有效；以项目名义对外的会议纪要或备忘录，应有项目经理和对方同等级别的负责人或授受权代表签署方为有效。 文件传递 项目发生的所有传真、工作联络单、内部工作联络单、会议纪要、备忘录、通知、工作报告、指令、阅批件都必须严格按照 “起草(审核(批准（或签发）(分发(存档”的程序进行，以保证文件始终处于受控制状态。 文件发出后，一般可以电话方式确认对方是否收到。对于需要签收或回执的，应按有关管理规定要求执行，收件方应以传真方式返回其代表亲笔签署的回执。 对外的会议纪要、备忘录、指令、阅批件，参加各方都应保存原件。 目录清单及文件传送表编号 为了保证文件的分发、保持及追溯效果，职能部门或项目组应按“文件传送表或文件阅批表”的要求进行分发，对发表或接收的正式文件建立目录清单，其编号层次定义如下： X–HF（UHP）- 435-XXX-XX 注释：当项目组需要按装置单元建立目录清单时，可在项目组代码前加装置单元代码标识。 文件密级 本项目所有往来文件密级分三个密级 ，绝密、机密、秘密； 绝密级：公司主要负责人传阅（或由公司总经理确定传阅范围）； 机密级：利比亚项目部部门以上负责人传阅（或由公司总经理确定传阅范围）； 秘密级：利比亚项目部内部人员。 以上密级划分依据合同相关条款编制。 电子邮件 一般的对外工作和业务往来信息，如果不涉及到双方责任或经济利益，为便于工作，也可以在双方达成一致的情况下，通过电