行政办公室管理制度详解.doc

第一章 办公室工作制度 （一）总则 第一条 为加强公司行政事务管理，明确公司内部关系，使各项管理工作标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。 第二条 行政事务管理包括行政办公室事务管理、人事劳资管理、员工行为规范、劳保用品管理制度、保密制度等。 第三条 负责贯彻落实公司领导指示，做好上传下达联络沟通工作，及时向领导反映情况和反馈信息；搞好各部门间相互配合，综合协调各部门的工作；对各项工作和计划进行督办和检查。 第四条 负责行政后勤工作管理制度的制定、检查、监督、控制和执行。 第五条 按时完成公司领导交办的其它工作任务。 （二）公司办公室事务管理制度 1、文件传阅制度及流程 1.1 上级来文、函件的接收、审批、处理。 ①由办公室文书管理员登记、编号、附“文件传阅卡”，经办公室主任提出拟办意见后，及时送有关领导阅批。 ②公司领导签阅一般不超过两天，阅批后承办部门按批示要求传递、办理。 ③需要几个部门共同处理的公文，应确定一个主办部门。 ④对于急件、急电，文书管理员可根据情况直接送总经理批示或直接交有关单位处理，然后向主任汇报。 ⑤有关人员外出带回来的公文应及时交公司办公室统一处理，不得擅自保存或处理。 ⑥机、绝、密文件的签阅批转按文件要求范围办理，不得自行处理。机、绝、密文件要单独造册登记，安全存放，不得丢失。 ⑦一般信件、电报可由公司办公室文书转有关部门处理。 1.2 业务往来的文件、函件处理 ①对于业务往来的文件，由办公室根据文件内容要求进行办理，需要通过公司领导批示的应按接收、审批、处理要求进行办理。需业务部门办理的，由办公室文书登记，转业务部门处理。 ②凡写给本公司的函件，一律由办公室文书拆封。 ③具名负责人亲启的信件需送本人处理。 ④写给各部门的信笺由文书直接转有关部门处理。 1.3 阅文、办文规定 ①认真、准确、迅速地阅办上级文件，任何人不得扣压和带走文件，若发生丢失、延误传阅等情况时，要对责任人进行批评，并追究其责任。 ②急件和几个部门传阅的文件，应在通知的当日阅办完毕。 ③主办部门应与协办部门共同研究处理，意见不一致时，由主办部门向主管领导请示。 ④阅办文件者必须履行签字手续。 ⑤公文处理完毕，承办人应在公文处理卡上简要注明处理情况并签字。属于阅知的可注“阅”或“知”；已经办理的可注“办完”、“报出”等字样，有时间要求的还应注明办完时间。 1.4 公司公文的起草及注意事项 ①凡以公司名义发出的公文，应由有关业务部门拟稿。 ②公文标题，应当准确、简要地概括公文的主要内容。 ③请示的公文，一般应一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级单位，要走正式行文手续。 ④请示或报告要注明主送主管部门和抄送主管部门。不得越级请示，因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过主管部门。紧急会议应标明“特急”或“急”。 ⑤会议决定需行文的，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明，字体要规范，标点要清楚。 ⑥公文中的数字，除统计表、计划表、序号、百分比、专用术语等必须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。人名、地名、数字、引文要准确，时间要写明具体的年、月、日。计量单位书写要规范，一定要采用法定计量单位，代号不能与阿拉伯数字隔行。 ⑦公文如有附件，应在正文之后注明附件的名称和顺序。 ⑧文题要准确，主题要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。 1.5 公文的核稿、审定和下发。 ①凡以公司名义起草的文件必须经办公室秘书核稿，填写发文稿后送公司主管领导审批，由办公室主任安排打印。 ②核稿的重点是要看有无必要行文；是否符合国家的法律、法规、党和政府的方针、政策及有关规定；书写是否清楚，语言是否通顺，情况是否属实，要求、措施是否明确具体、切实可行。 ③公文稿内涉及到其它部门业务的，拟稿单位应主动与该部门商量，取得一致意见后会签。 ④主要经营决策、规章制度、人事任免、机构设置以及其它重要公文由总经理签发。 ⑤在文书上签字不得潦草，不得写“艺术”字，签名应写全称，不应只写名不写姓或只写姓不写名。 ⑥文件形成后，要由文书盖章，填写发文号，通讯员根据应收单位发文，并请收文单位在发文簿上签名。 ⑦公文发送范围、份数应根据其内容确定，需要的发，无关的不发。 1.6 对文件办理结果进行检查。 1.7 对文件进行收缴、整理、归档。 ①每年年终要将一年来形成的文书按归档要求整理，分类立卷，并确定保管期限。 ②已立案卷应按“文书档案管理标准”填写归档案卷清单，向档案室办理移交手续。 ③除上级主管部门颁发的决议、决定、指示、批复、命令、条例、制度、规定、计划等文件外，公司内部文件