文书档案整理（市直部门档案员培训）.ppt

定期（30年）保管的文书档案 1、本单位制发的一般性的文件 2、半年、季度工作计划、总结、报告 3、本单位内部科室的工作报告、计划、总结 4、上级机关发来的需要贯彻执行的文件 5、下级机关报来的年度计划、总结、统计报表 6、本单位编印的刊物 7、本单位的重要典型、汇报材料 定期（10年）保管的文书档案 1、本单位一般事物性、临时性的文件 2、本单位每月的工作安排 3、上级发来的有价值的普发性文件 4、单位之间协商工作的来往文书 归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—分年度—修整文件—装订—分保管期限—分类别—排列文件—编号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。 七、分类别 分类别，就是根据本单位文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。 （一）档案分类方法 分类方法也称分类原则，就是具体划分本单位文件之间异同点的根据和准则。目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。  1、组织机构分类法（内设机构多的单位宜采用此种方法） 组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。如，办公室、机关处、企业处、法规处、科教处就是五个类名。采用组织机构分类设置类别，要依据编委部门或上级主管部门有关本机关内设组织机构的批准文件设置。 采用组织机构分类法分类的层次确定，主要依据本单位大小和形成文件数量的多少来确定。 类别排列方法 ①依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。 ②依据本单位习惯的排列顺序排列。 ③依据其重要程度排列。 一般为党委（党组）下设的组织机构在前，行政下设的组织机构在后，综合性机构在前，业务部门在后。如办公室系党政合一的综合性部门，则应将办公室排列在前面，然后按照党委下设部门，行政下设的部门依次排列。  　 　 2、问题分类法（机关小，内设机构少的单位宜采用此种方法） 问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。也就是说，不管是单位内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。 类别排列的方法 ①先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政管理以及业务工作方面的类项在后。 ②综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定。  　　 （二）文书档案分类方案的编制 确定分类方法后，单位应根据国家档案局8号令结合本单位实际制定自已本单位的归档案文件范围和保管期限表，以制定本单位的文书档案分类方案 分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形式，它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。是进行文件分类的依据。一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同，编制统一的分类方案，分类方案编制好后，一般不要随意变动，以保持其一致性和连续性。 归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—分年度—修整文件—装订—分保管期限—分类别—排列文件—编号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。 八、排列文件 归档文件按照分类方案进行排列，具体来讲就是按照“事由原则”排列。所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。如：请示——批复、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。从档案利用和管理方便出发，不宜按收发文顺序排列归档文件。 企业和科技事业单位的档案分类一般按十大类进行分类。前四类，经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作，档案的整理可参照归档文件整理方法进行整理。即归档文件整理时按单位（全宗）——年度——保管期限分为经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作四大类，每大类内文件的排列按照同一问题形成的文件材料集中排列。如在党群工作类内有党务工作、组织工作、宣传工作、工会工作、共青团工作等。在文件排列时先排党群工作、再排组织工作、依次类推 归档文件整理步骤：收集文件—区分归档范围—分年度—修整文件—装订—分保管期限—分类别—排列文件—编号—编制归档文件目录—装盒— 排列上架。 九、编号 归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明 。 （一）页号 页号，是每份归档文件页次的顺序号。页号编写方法和要求： 1、以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。如一份文件由