WordExcel使用技巧与实战方法大全_10.doc

图5-10? 设置联系人类别 5.1.15? 另类的日期替代法 在安排会议日期、提醒日期或其他日期时，有时往往为了计算出当天的具体日期而颇费周折。请问有什么好的方法来替代表示具体日期吗？ 答：其实我们的Outlook系统不仅仅只能识别具体的日期号码，它还能自动识别我们的许多口头语言表示的日期。比如可以输入“明天”、“后天”、“大后天”。它会以今天的日期自动计算出其具体日期。像这样的口头语还有如节日名称“国庆节”、“儿童节”等。如星期代称“星期二”，“下个星期一”等。最有意思的是，它还可以自动识别数字加日期的组合短语，如输入“今天＋85天”。这样再也不用扳着指头数85天后的今天是几号了。 5.1.16? 让系统自动提醒你回复指定邮件 有时阅读完对方的电子邮件后，无法马上给对方以回复，可是又怕过后可能忘记。请问有什么办法来让系统提醒吗？ 答：其实日历中的提醒功能就是一个好工具。只要执行以下简单设置就可以轻松完成：打开收件箱，选择需要提醒回复的邮件。将其拖到“日历”图标或文件夹上。这样系统会自动建立一个约会。然后在“结束时间”和“提醒”栏中分别输入最晚做出回复的时间日期和提前多久提醒的日期，最后单击“保存并关闭”按钮即可。 5.1.17? 自动登录到邮件服务器 为什么收取邮件时，系统总会弹出一个对话框，要我登录到POP3服务器？该如何解决？ 答：该提示的产生是因为有部分邮件服务供应商设置了必须登录到邮件服务器才能发送邮件。可以设置让系统自动登录到服务器来解决。具体操作如下：执行“工具”菜单上的“电子邮件账户”命令。在弹出的对话框中选择“查看或更改现有电子邮件账户”项，再单击“下一步”按钮，在邮件账户列表中，选择要设置的电子邮件账户，再单击“更改”按钮。在弹出的对话框中单击“其他设置”按钮，再单击“发送服务器”选项卡。在弹出来的对话框中，选择“发送邮件前请先登录接收邮件服务器”单选按钮，如图5-11所示。 最后单击“确定”按钮完成。 图5-11? 邮件设置 5.1.18? 设置个性化的“Outlook今日” 一打开Outlook，系统显示的就是“Outlook今日”。想把它设置得更有个性化点，请问该如何操作？ 答：可以通过“自定义Outlook今日”项来设置更具个性化的“Outlook今日”。具体操作如下：先打开“Outlook今日”页，单击右上角的“自定义Outlook今日”按钮，就可以通过弹出的设置选项页来进行多种设置了。“开始时，直接进入 Outlook 今日”项可决定是否将其作为首页；在“日历”项中可以指定约会显示的时间间隔；在“样式”项中，可以在后面的列表中选择其他的样式来显示背景和版面。最后单击“保存修改”按钮保存设置。 5.1.19? 快速将联系人信息设置成附件转发 需要将某个联系人的信息以邮件的形式通知其他人，请问该如何操作最快捷？ 答：在邮件中以文本的形式发送给对方显然是不方便的。最快捷的方法是直接将联系人信息的内容以附件的形式发送。具体实现步骤如下：首先打开“联系人”文件夹，然后选择该联系人（如果要发送的联系人信息不只一个，可以按住“Ctrl”键来分别选择）。再单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“转发”（多个联系人时为“转发项目”）命令。这样系统会自动建立一个新邮件，并且刚才选择的联系人的信息已经设置为它的附件。这样收件人不但可以直接在Outlook中打开该附件，而且还可以像自己创建联系人信息一样单击“保存并关闭”按钮将其直接添加到本机的联系人文件夹中。 5.1.20? 不打开邮件进行预览邮件内容 现在的邮件许多都是垃圾或广告内容，还有一些带有病毒的邮件。如果不打开就可以预览到这样些邮件的内容，相信能节省许多时间，也可以更好保证系统的安全。请问该如何设置可以不打开邮件就能预览其中的内容？ 答：要实现上述要求的方法还是很多的，可以根据需要来选择。最简单的方法是直接单击执行“视图”菜单中的“自动预览”命令。这样“收件箱”中的所有邮件都会自动显示前三行的内容。如果想取消对已经阅读的邮件的预览，可以执行以下操作：单击“视图”菜单中的“当前视图”下的“自定义当前视图”命令。在弹出的对话框中单击“其他设置”按钮，接着会弹出如图5-12所示的对话框。 图5-12? “其他设置”对话框 单击选择“预览未读项目”单选按钮即可。 如果对只预览前三行信息不满足，还可以执行以下操作来预览邮件的全部内容：单击“视图”菜单上的“预览窗格”命令。这样会在当前邮件列表窗口下增加一个预览窗口。在邮件列表框中选择需要预览的邮件，在预览窗口中就可以看到该邮件的内容，以及附件、超链接等信息。同时还可以用鼠标左键双击该邮件来查看有关“发件人”、“收件人”等其他信息。 5.1.21? 在“日历”中同时查看数天的工作安排 系统的“日历”中一般只显示某一天