档案管理系统用户操作手册文档.docVIP

汾西矿业集团公司 档案（信息化）管理系统 用 户 操 作 手 册 系统应用价值 产品的特点 系统档案库结构 系统基本操作 1、系统应用价值 购买档案管理系统主要用来解决以下问题： 档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200份以上的文件产生。 有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。 原始纸质档案占用大量的空间。在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，如何节省档案占用的空间？ 档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证档案信息不随着时间的流逝而消失。 有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到有效利用。 有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没有回音。 上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。 实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。造成数据的重复录入和查询利用困难。 档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保存没有实现。如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也是必须的。 上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只是解决了档案的一般性管理。它并没有解决档案全部问题。如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的