标准化程序文件技术分析.doc

山东xxxx有限公司文件标准 HH/JZS/B-2015 程序文件 发 放 号： 更改状态：A0 编 制：综合办 审 核： 批 准： 批准日期：2015年1月1日 2015年1月1日发布 2015年1月1日实施 xxxxxx 程序文件目录 序号 程序文件名称 页码 1 文件控制程序 2 2 记录控制程序 5 3 管理评审程序 7 4 人力资源控制程序 10 5 与顾客有关的过程控制程序 12 6 采购控制程序 15 7 生产和服务提供过程控制程序 18 8 产品标识和可追溯性控制程序 文件控制程序 1.目的 对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保在文件的使用现场得到适用文件的有效版本，防止使用作废文件。 2.适用范围 适用于为满足公司质量/环境/职业健康安全方针及管理体系有效运行的需要而制定的所有文件(包括适当范围的外来文件)和空白记录表格。 3.职责 3.1总经理负责批准、发布公司《质量环境安全管理手册》。 3.2管理者代表负责审核《质量环境安全管理手册》，批准、发布公司质量/环境/职业健康安全管理体系《程序文件》。 3.3各有关部门在职权范围内，分工负责本部门文件的编制、审核和管理。 3.4综合办是文件的归口管理部门，具体实施对文件的控制，包括与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的外来文件。 4.工作程序 4.1文件的分类、受控状态和编号 4.1.1文件的分类 1)质量环境安全管理手册； 2)程序文件； 3)第三层次体系文件，包括行业标准、操作规程、管理制度以及适当范围的外来文件； 4）记录。 4.1.2文件的受控状态 文件分“受控”和“非受控”两种形式。受控文件的发放对象为公司与质量/环境/职业健康安全管理体系运行有关的部门或个人；受控文件发放时，由综合办在其封面上加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记。“非受控”文件只进行编号和记录，可一次性提供给顾客或其它相关方，发出后不进行管理。 4.1.3文件的编号 4.1.3.1文件的编号、部门代码 a) 质量环境安全管理手册：编号为“HH/JZS/A-XXXX”；“HH/JZS”指公司代码，“A”指“管理手册层次号”，“XXXX”指文件颁布年代和版次。 b) 程序文件：编号为“HH/JZS/BXX－XXXX”；“HH/JZS ”指公司代码，“B”指程序文件层次号，“XX”指本层文件的顺序编号，“XXXX”指文件颁布年代和版次。 c) 相关文件：编号为“HH/JZS/CXXX-XXXX”；“HH/JZS”指公司代码，“C”指第三层次文件层次号，第一个“X”指文件类别代码，后两个“XX”指本类别文件的顺序编号，“XXXX”指文件颁布年代和版次。 文件类别代码：0-通用制度；1-设备管理；2-生产管理；3-工艺管理；4-质量检验；5-安全环保。 d) 记录：编号为“JL/XXXX-XX”；“JL”指记录代码，第一个“XXXX”指标准条款号，“XX”顺序编号。 4.1.3.2国家标准和行业标准等外来文件采用原编号。 4.1.3.3引起其他管理体系的文件的编号直接沿用原编号。 4.2文件的编写 4.2.1综合办组织编写质量环境安全管理手册、程序文件。 4.2.2各有关部门负责第三层次文件的编写。 4.3文件的审批 4.3.1质量环境安全管理手册由管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2程序文件由综合办组织各部门负责人审核，管理者代表批准。 4.3.3各部室编写的第三层次文件由本部门负责人审核，分管副总批准。 4.4文件的发放 4.4.1质量/环境/职业健康安全管理体系文件中的受控文件，编写部门将定稿的文件交综合办，综合办根据各层次文件的审批要求报相关领导审核、批准，对经审批的文件进行编号，然后根据文件的发放范围统一发放。 4.4.2文件发放应在《文件发放登记表》上登记，受控文件应记录发放号，并由文件接收人签名。 4.4.3文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向综合办办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。所补发的新文件，分发号不变。破损文件按本程序4.7款规定办理。 4.4.4文件使用人丢失受控文件应向综合办报告，说明丢失原因，经管理者代表批准后补发新文件，并给予新的分发号，同时注明被丢失文件的分发号作废，并将作废分发号通知各部门，防止误用。 4.5综合办保存公司质量/环境/职业健康安全管理体系《受控文件清单》。 4.6文件的更改 4.6.1各类文件需要更改时，由文件更改部门提供文件更改申请报告，说明原因、更改内容。重大更改(如技术等)还应附有充分的理由和依据，经部门负责人签字，文件主管部门审核后报原文件审批人批准。原审批人发生变化或其职能发生变化时，应报接替其