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第八章 信息资源管理 第一节 档案管理 第二节 邮件收发和管理 第三节 办公软件的运用  第一节 档案管理 二、存档设备 （一）直式及横式文件柜 1、直式文件柜 2、横式文件柜 （二）开架储存 （三）卡片式储存柜 （四）计算机磁带储存 （五）备忘录资料 三、档案的分类 （一）按字母排列的分类法 1、按主题分类 2、按地区分类 （二）按数字排列的分类方法 1、按十进位制数码编排分类 2、按日期排列分类 三、档案的分类 （三）字母法和数字法的比较 （四）字母法和数字法的综合运用 1、在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。 2、案卷按字母顺序分组排列，而在分组内部按数字排列。每个字母，或字母的一部分分别立一个导卡，导卡上标明该字母组内按数字排列的案卷索引。 四、档案的检索 （一）编制索引的基本规则 （二）编索引的常用方法 1、按个人姓名编制索引 2、按企事业单位名称编制索引 3、按政府和政治名称编制索引 （三）索引间的相互查询 1、需要使用相互参照目录卡的情况 2、不需要使用相互参照目录卡的情况 五、计算机存档系统 （一）电子档案的优点 ★ 操作方便 ★ 传递快捷、实现资源共享 ★ 存储空间小 ★ 具有多种表现形式 ★ 复制时不容易丢失信息 （二）电子档案命名技术 六、档案信息安全 （一）控制纸质档案的使用 六、档案信息安全 （二）控制电子档案的使用 1、必须采取各种措施控制电子档案的使用 2、安全保管电子档案 七、档案保留政策 （一）制定保留计划 （二）公务文件指南 永久保留？/保留5年—10年？ 保留至5年？/保留大约1年？ （三）个人资料指南 （四）准备一份存放计划 第二节 邮件收发和管理 一、收进邮件 （一）邮件的种类和初步分拣 1、邮件的种类 2、初步分拣 （二）邮件的拆封 1、注释事项 不能拆开的； 无意拆开； 报刊、小册子； 拆开时轻敲邮件底部； 开封刀或拆封机； 核对附件。 2、注明邮件日期 （三）进步分拣 （四）邮件登记 （五）邮件的分发和传阅 1、呈交上司的邮件 2、呈交他人的邮件 3、邮件的传阅 传阅顺序提示条 （六）几种邮件的处理 1、挂号与汇款邮件的处理 2、账单与结算单的处理 二、寄发邮件 （一）邮件的签字 （二）查对地址 （三）查对邮件标记 （四）查对附件 （五）邮件的折叠与装封 （六）汇总邮件 （六）选择寄发方式 （四）查对附件 1、如何查对附件 附件比邮件小/附件比邮件大 2、处理方法 邮件和附件同用很大的信封； 组合信封； 附件用不封口信封，邮件用另一封口信封； 附件和邮件一般大，像信件一样折叠并放人普通的商业信封。 （五）邮件的折叠与装封 1、折叠方法 2、封缄信封及贴邮票的注意事项 第三节 办公软件的运用（上机） Company name LOGO 一、文件的归档 存档目的 纸媒体 磁性媒体 缩微图 像媒体 光盘 存储媒体 名称/主题:张三 档案号：1120A 内容：推荐信，李四 日期：2000年3月1日 详见 姓名/主题：李四 档案号：2418C 相互参照目录卡 备注 转借人 归还日期 借出日期 材料名称 日期 REMARKS CHANGE TO WHOM TO BE RETURNED DATE REMOVED MATERIAL DATE 文件外流登记卡 07／02／2000 通知信 史密斯 鲁道夫 9 时 07／02／2000 07／03／2000 07／02／2000 证明信 全体职员 柯拉在公司 14 时 07／01／2000 07／02／2000 07／02／2000 定价单 让·库克 克拉美公司 9 时 06／30／2000 07／02／2000 07／02／2000 通知信 总经理 勃朗斯 9 时 07／01／2000 07／02／2000 处理日期 来件种类 收件人 发件人 收到时间 发出日期 收到日期 邮件登记表 ( )为你提供信息； ( )要你采取措施； ( )征求你的意见； ( )请转交； ( )请交回； ( )请和我一起审核 ( )请存档； (