会议组织概论.pptVIP

一、会议的定义 会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。 一、拟定议程、日程 思考：请根据如下简要背景制定会议日程及议程 思考：会议通知准备发布，作为附件的会务须知还需要注意哪些事情，对参会人员做哪方面提醒呢？ 思考：作为会务人员，需要具备哪些素质呢？ 思考：会议通知已经发布，那么又该如何做好会务分工呢？会议不同阶段会务组又需要做什么呢？ 思考：与酒店签订协议应遵循什么原则？哪几点内容是特别关注项？ 二、与客房部的联系 一、退房 思考：请各位对会议纪要的基本要素进行描述？ 思考：请各位对会议纪要的基本要素进行描述？ 思考：请各位对会议纪要的基本要素进行描述？ 会 议 费 用 预 算 序号 项目 单价 人数 天数 次数 合计 备注 1 机票 1500 8 24000 北京至上海往返机票费用 2 火车票 730 14 20440 按动车价格做预算 3 手续费 100 22 4400 往返订票费用预算 4 住宿 900 32 144000 商务房间32标5天 5 2530 5 12650 商务套间1间5天 6 900 4 3600 会务组提前1天抵达 7 午餐 150 42 12600 按2天做预算，自助午餐满40人100起订13日\18日 8 南新亚自助餐 150 42 6300 就餐为世博园，时间为16日 9 小南国桌餐 3000 4 12000 就餐为世博园，时间为17日 10 晚餐 200 42 33600 酒店就餐时间为\14日\15日\16日\17日 11 老饭店/鲜墙坊 3000 4 12000 就餐外滩附近，时间为13日 12 会议厅租用 920 50 46000 会议室租用费用及投影仪类使用费用 13 会议加时 460 50 23000 酒店会议室使用规定时间为8:00-17:00，超时部分按价补偿 14 市内出租费 1000 5 5000 按租用2个车、2天计算 15 大巴费用 3500 2.5 8750 大巴车费用 16 导游费用 500 3 1500 小巴费用、接机、参观等使用 17 黄浦江夜游 120 42 5040 夜游黄浦江人均100元，包价6000，本部分为节俭按单人计算。 18 市博会门票 200 42 16800 42人世博门票，共计2天计算 19 金茂大厦88层 100 42 4200 每人100元，暂时按42人计算 20 复兴高管纪念品 5000 1 5000 复兴高管做主管团队建设报告 21 其它费用 20000 1 20000 商务印刷\条幅\茶叶\游玩饮料\排队小板凳\太阳伞\降温降暑\水果等相关费用 22 合计 　 　 420880 　 费用预算 会中实施 三、与餐厅的联系 一、与服务台的联系 五、处理突发事件 四、与会场的联系 及时备餐 指引牌 座牌 时间、人员调整 临时参会 因故退会 会服 茶歇 会议记录 文件传达 宣传报道 领导临时安排 会中清洁 酒店各方沟通 处理突发事件 提供必要帮助，坚持原则 提前试用、留有备用 延时、更换 及时汇报、委婉谢绝 灵活把握、提前预备 会后总结 二、整理物品 四、纪要、督办、汇报 三、结帐 随身物品 房间消费 退房时间确认 开具发票 一、退房 送站返程 公司携带物品 餐饮消耗剩余 文件材料 租赁物品返还 二、整理物品 相关单位赠送 票务 餐饮 客房 会场 三、结账 车辆 其他 整理会议记录 撰写会议纪要 制作督办表单 整理决议落实情况 四、纪要、督办、汇报 向领导反馈 红头部分字体及格式规范 会议纪要红头文件编号格式为：xxx矿业会纪字+年号【 2009 】+字号 北京华夏建龙矿业科技有限公司会议纪要字体为96号华文中体加粗；矿业会纪字【 2009 】17号字体为三号仿宋加粗，另外，一定要注意红头中文字及符号部分的颜色搭配；字号中1—9号部分不要使用01、02、03……09，使用1、2、3……9即可；主题与页面上边缘距离37±1mm，主题与会纪字距离28±1mm，正文部分距页面左右边缘28±1mm。 二季度人事行政处长会议纪要 时 间：2009年7月14日 地? 点：总部会议室 主 持 人：金 伟 参加人员：殷学军 韩国英 刘光辉 吕宪翀 范广利 梁德宏 吴春锋 刘玉婷 苑宝力 刘 虹 张守镝 宁 磊 记 录：杨 明 会议内容： 会议针对当前市场好转的有利时机，结合公司实际情况， 对八月份重点工作进行了部署。现将相关事项纪要如下： 题头部分字体及格式规范 二季度人事行政处长会议纪要为二号宋体加粗，时间、地点、主持人、参 会人员、记录人、会议内容等字体为三号黑体，2009年7月