IT部门资讯设备管理作业.docVIP

目的： 妥善管理公司整體資訊設備，以期達成設備分配合理化，進而發揮最佳設備使用效益，降低公司營運成本，提升公司核心競爭力。 內容說明： 本管理作業內容包含『資訊設備採購』、『資訊設備調配』、『資訊設備保管』、『資訊設備維護』與『資訊設備汰換』等五大部份。 資訊設備採購： 為達成公司營運目標，適度的資訊設備採購將是不可避免的情況。就其發生的動機而言，可分為計劃性資訊設備採購與臨時性資訊設備採購。 計劃性資訊設備採購：由IT部門進行統籌規劃，主要針對老舊汰換、設備擴充、專案配合等項目。茲說明如下： IT部門必須於每年制定次年度Business Plan時間範圍內，依據各部門的次年度Action Plan的相關資料設備需求，以及今年度實際資料設備使用狀況，在符合公司營運成本的考量下，進行各項資料設備需求統計與分析，以制定次年度【Hardware Upgrade】與其預算。 IT部門執行當年度上述計劃時，必須依照【事務性採購】程序進行設備新增。 IT部門執行當年度上述時，若因故必須變更計劃內容，則可由IT部門主管視狀況需要進行適當調整。但事後仍須以書面方式說明計劃變更的原因與項目，以利日後追蹤與稽核。 IT部門執行當年度上述計劃時，必須儘可能將成本控制於該計劃預算中。若因故必須超出預算額度，則須由IT部門主管以書面方式進行說明，並依據採購核決權限進行核准後，方可執行。 臨時性資訊設備採購：主要由各單位提出需求，IT部門進行協助規劃，並以臨時設備擴充與臨時專案配合為主。茲說明如下： 在某單位提出資訊設備需求後， IT部門必須視實際狀況進行評估並確認是否執行設備擴充，並以書面方式說明評估結果與建議，然後依據採購核決權限進行核示。 依據核決權限進行核准後的建議計劃，必須依照【事務性採購】程序進行資訊設備新增。 IT部門執行上述計劃時，若因故必須變更計劃內容，則可由IT部門主管視狀況需要進行適當調整。但事後仍須以書面方式說明計劃變更的原因與項目，以利日後追蹤與稽核。 IT部門執行上述計劃時，必須儘可能將成本控制於該計劃預算中。若因故必須超出預算額度，則須由IT部門主管以書面方式進行說明，並依據採購核決權限進行核准後，方可執行。 資訊設備調配： 為達成公司資源運用最大化，適度調配資訊設備將是不可避免的情況。就其發生的動機而言，可分為計劃性資訊設備調配與臨時性資訊設備調配。 計劃性資訊設備調配：主要是針對永久性部門組織或功能變革，所採取的必要性手段。其程序說明如下。 當部門組織或功能發生永久性變革時，IT部門必須在考量公司現況與未來發展後，提出【資訊設備調配建議】，並依據採購核決權限進行核示。。 在依據核決權限進行核准後的建議計劃，進行資訊設備調配完成後，該設備的保管人必須依據固定資產管理辦法進行變更。 IT部門執行上述調配計劃時，若因故必須變更計劃內容，則可由IT部門主管視狀況需要進行適當調整。但事後仍須以書面方式說明計劃變更的原因與項目，以利日後追蹤與稽核。 臨時性資訊設備調配：主要是針對臨時性需求，所採取的必要性手段。就其發生原因而言，可分為臨時設備維修與臨時專案配合。茲說明如下。 當設備臨時發生故障而需送廠維修，或某些專案進行需臨時性資訊設備配合時，可由IT部門主管視狀況需要，協調相關單位，進行設備調配。但事後仍須以書面方式說明設備調配的原因與項目，以利日後追蹤與稽核。 上述資訊設備調配期間，該設備的保管人必須更改為實際使用同仁。 本項設備調配作業時間，以不超過一個月為原則。如需延長調配時間，IT部門主管必須進行臨時性提案，並依據採購核決權限進行核准後，方可延長。 資訊設備保管： 資訊設備為公司的重要資產，除下列作業規定外，其它茲依據固定資產管理辦法進行保管程序。茲說明如下。 IT部門必須將資訊設備的內容與規格，以書面方式進行記錄。 當上述設備內容或規格異動時，IT部門必須將異動內容與規格，以書面方式進行記錄。 除專屬資訊設備外，所有資訊設備的保管人員，即為IT部門。 上述資訊設備的保管人員，必須負起良善保管的責任。若發生『資訊設備毀損且經維護廠商研判確定人為損壞者』時，該保管人員應全額支付維修費用或購買相同廠牌型號規格的資訊設備歸還公司。若為蓄意破壞者，將依據毀壞公司資產、造成公司損失等相關規定進行懲處。 若為公務上的需求，上述資訊設備的實際使用者為一般同仁時，將依據【一般同仁資訊設備管理作業】進行管理。 資訊設備維護： 為了維持或甚延長資訊設備的使用時限，適當的維護將是必須進行的作業。就其作業的方式，可分為日常保養與送廠維修。 日常保養：主要針對常態使用下，為維持或甚延長資訊設備的使用時限，所採取的基本動作。就其作業性質而言，可分為定期保養與故障排除。茲說明如下。 除專屬資訊設備外，所有資訊設備，一律由IT部門進行定期保養