公文写作第4讲公文处理教程.pptVIP

第四讲 公文处理 公文处理的重要地位 公文处理是机关实现管理职能的必要条件 公文处理是国家档案事业的基础 公文处理的基本任务 公文处理的基本原则 发文处理 第一阶段：文稿形成 拟稿 会商 核稿 签发 签署 会 商 指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。 会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的一致。 会商由谁组织？ 会 商 核 稿 是否具备行文条件，发文名义是否合适； 文种、行文方向、主关机关是否准确规范； 公文内容是否合法、真实、准确、可行； 公文格式是否规范，结构是否齐全完整； 语言表达是否简明、得体、有条理； 公文是否经过会商，是否需要上报。 签 发 正签：在自身法定职权范围内签发公文。 代签：根据授权代他人签发公文。 核签：上级领导人签发下级机关的公文。 会签：两个或两个以上机关行文时，由 各机关的领导人共同签发公文。 签发的注意事项 不得越权签发公文； 必须先核后签 ； 注意会签； 完整签署（批注意见、完整的姓名、日期） 签 署 签署指签发公文的领导人亲笔在正式发出 和使用的公文正本落款处签注姓名。 签署权为机关正职负责人所有，除特殊情况，一般不能由副职代签。 第二阶段：公文制作 注发 校对 缮印 用印或签署 注 发 注发是指在定稿形成后，批注缮写印发要求。 其作用是使签发意见进一步具体化、技术化。 校 对 一般公文需校对2～3次后方能付印，重要或上报的公文的校次还需适当增加，并有二人以上参加校对，以确保公文质量。 缮 印 缮印即缮写、印刷的简称。 缮写就是誉录抄写； 印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像。 它们均为制作书面公文的主要方式。 用印或签署 在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。 其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。 用印的注意事项 第三阶段：公文的对外传递 分装 的具体步骤： ①由内收发人员清点份数，按要求拣配公文； ②由内收发人员进行发文登记； ③装封；④捆包；⑤将装好的公文交外收发。 发出的具体步骤： ①同内收发人员履行签收手续接受公文； ②清点检查数量和封装质量； ③登记； ④投送并同接取公文的有关方面履行签收手续。 收文处理 第一阶段：公文的收受与分流 签收 外收文登记 启封 内收文登记 分办 摘编 签 收 签收是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。 其作用： 一是为明确交接双方的责任提供一种凭证； 二是为了保证文件运行安全。 外收文登记 由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。 登记形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。 登记时应注意事项 启 封 外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门 ，由其签收后，统一启封或直接送有关领导亲启。 启封应由专人负责 启封后应检查公文的完整情况 内收文登记 即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 分 办 对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 分办应有专门登记，同收件人履行交接手续。 送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。 摘 编 由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行加工； 主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。 第二阶段：办理收文 拟办 批办 承办 注办 拟 办 拟办是由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，目的是为决策活动提供可供选择的方案。 批 办 批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动，即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 承 办 有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。 注 办 由承办人签注公文承办情况。 注办由承办人随手完成，随时将反映承办情况的内容记录在《文件处理单》相应的栏目。 注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。 第三阶段：组织传阅与催办查办 组织传阅 催办 查办 组织传阅 组织传阅是指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 催办与查办 催办是由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施催促