会议-模版剖析.ppt

LOGO 正文 . 第二章 第 * 页 会议为什么低效 02 第一节 从会议要素的角度来分析 没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。 没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。 参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。 未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。 思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。 时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 主题 议程 参会人 主持人 记录 时间 地点 LOGO 正文 . 第二章 第 * 页 会议为什么低效 02 第二节 从会议过程的角度来分析 1 会议前缺乏准备 1 2 3 没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等 开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习； 没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。 LOGO 正文 . 第二章 第 * 页 会议为什么低效 02 第二节 从会议过程的角度来分析 2 会议中缺乏控制 气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。 未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。 未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。 与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象。 议而不决，没有形成有效的决策。 没有严格按照会议的议程进行 LOGO 正文 . 第二章 第 * 页 会议为什么低效 02 第二节 从会议过程的角度来分析 3 会议后缺乏跟踪 会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！ LOGO 过渡页 第 * 页 过渡页 第三章 如何提高会议效能 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”，强化自身竞争力，以期由此带来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实际效果的会议!”、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点在实际行动”。 在日产被称为“价值优先”的跨部门会议，不请部长出席。因为部长是做最后决定的人，如果与会，可能影响讨论方向的内容。 日本的会议革命 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 该如何提高会议效能呢 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 1 一次会议，最好只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。 议题明确 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 2 议程清晰 要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使用，确保会议高效。 注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思广益，积极发掘更多创意。 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 3 精选参与人 会议的召开，并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议控制。因此，要本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人员，不要让不相关的人参加，避免“陪绑”的现象。 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 4 指定主持人 无论是何种形式的会议，必须要明确指定会议主持人。会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 5 做好会议记录 参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录。 会议记录的主要内容包括会议的全部要素（议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件）等。同时，为了及时贯彻会议的精神，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送