第四届世界中医药教育大会接待方案.doc

第四届世界中医药教育大会接待方案 （初稿） 第一部分 会议前工作安排方案 一、嘉宾 1.嘉宾邀请 我们会在会议开始前10天联系宣传部制作邀请函，在活动开始前一周送至校、院相关领导处，同时送至我校其他院系学生工作负责人处。外校嘉宾发送电子版邀请函。 2.嘉宾日程安排确认 ? 相关工作人员在会议举办前一天与对方相关负责人确认嘉宾在当天具体什么时间会到，以便我们安排礼仪到时引领嘉宾。 二、住宿安排 1.酒店地点：华工大学城中心酒店（广东省广州市番禺区大学城东二路510006） 2.费用：标准单人房 ￥368/day 标准双人房 ￥368/day 预算到场人数：组织委员会：32人 学术委员会：43人 （共75人） 4.计算实践签到的人数，这一数字对比精确，是最终落实房间和床位的依据。住宿人数应当含需求住宿的记者、与会者的随行人员以及会务工作人员； 5.预定若干会客厅，预定巨细适中的会议室； 6.与会者签到时分发房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。 7.了解嘉宾们的饮食习惯，安排餐饮的时候多加注意； 8.根据回执上的信息意愿，订房人的姓名，抵达日期，安排房间。安排双人房间时注意嘉宾的身份级别。 三、接送工作 1.事前准备： （1）根据回执，将与会嘉宾根据到达地点以及到达时间进行分类，确认需要接送的嘉宾人数； （2）事前联系广东省中旅汽车股份有限公司