秘书基础与实务5介绍.ppt

调查下级反映 　　下级人员对领导者的指挥一般有三种态度： 　　满意，认为指挥正确，切实可行； 　　较满意，认为指挥基本正确，总体上比较可行； 　　不满意，认为指挥有错误，无法执行。 　　态度上的不同，就会出现服从与否，积极与否的问题。 秘书基础与实务 　　下级人员对指挥的态度，直接关系到指挥能否顺利实施。因此，在指挥开始以后，秘书人员要及时调查下级人员，特别是下级领导者对指挥的具体反映，以及执行情况。从中分析他们对指挥的倾向和态度，随后，向领导者提供调查的结果，以保证指挥的顺利实施。 秘书基础与实务 　　调查下级对指挥的反应，应包括以下内容： 下级人员对指挥内容的意见 下级人员对指挥方案的意见 下级人员对指挥者的意见 　　无论哪种反应，秘书人员都要坚持实事求是的原则，有喜报喜，有忧报忧。 下级人员对指挥方式的意见 秘书基础与实务 　　指挥是一个由多种要素组成的动态过程。具体地说，指挥活动就是： 指挥者 被指挥者 指挥目的 　　在统一指令下的管理活动。这就要求组织系统内的： 指挥手段 上级与下级之间 工作与工作之间 人与事之间 　　能够以管理目标为中心，自觉地服从命令，始终保持和谐一致。但事实上，任何指挥活动在起实施过程中，总会出现这样或那样的问题，产生这样或那样的矛盾。秘书人员辅助领导者协调指挥活动，也就成了一项重要的任务。 秘书基础与实务 　　秘书人员协调指挥活动，必须把握三个环节： 　　要熟悉情况，了解指挥活动的内容和指挥实施的情况； 　　要明确意图，领会领导者对协调指挥的意见和要求； 　　要掌握原则，学会运用局部服从全局和善于变通等原则； 此外，还要按照程序进行协调。 秘书基础与实务 控制中的秘书工作 　　控制是管理的重要职能，其任务是保证计划地实现。如果只顾下达计划而不进行控制，计划就会变成一纸空文。但是，控制不是执行计划，而是保证计划地执行。 　　管理中的控制工作，有三个基本步骤：确定控制标准，衡量实际工作成效，发现和纠正偏差。围绕控制的基本程序，有以下秘书工作： 拟定控制标准 获取偏差信息 协助纠正偏差 秘书基础与实务 　　控制必须有标准，标准是控制的依据。计划，特别是计划中规定的各项指标，就是控制工作所要依据的标准。但是，由于各种计划的详尽程度不同，以及计划本身所具有的一般性和轮廓性等特点。因此，还要根据控制工作的需要，制定专门的控制标准。　　 拟定控制标准 秘书基础与实务 　　专门的控制标准，就是根据总计划的要求，拟定出具体的执行计划、目标、定额和各种工作规范等。 拟定控制标准 　　例如，企业的生产经营控制标准，一般包括： 计划指标 各类定额 工作标准 技术标准 　　总之，要使控制标准有可测定性和可考核性，尽量做到定性与定量的统一。 秘书基础与实务 　　秘书人员拟定控制标准，主要任务是负责审核、撰制和管理本机关与各部门的： 全面计划 工作规范 规章制度 　　注意，具体的业务控制标准则由各职能部门负责制定． 秘书基础与实务 　　确定控制标准，旨在衡量执行情况，从中发现偏差和分析产生偏差的原因，进而采取措施，纠正偏差。其中，获取偏差信息，就成了控制工作的重要任务。 　　所谓偏差信息，就是实际成效与标准间的差距。控制管理中的秘书工作之一，就是获取偏差信息。 获取偏差信息 秘书基础与实务 　　前馈信息，又称预先信息。它是在计划实施前，为防止计划执行过程中出现偏差而产生的信息。 　　现场信息，又称实时信息。它是在计划实施中，通过直接观察、监督现场而产生的信息。 　　反馈信息，又称事后信息。它是在计划实施后，经由执行结果与预定目标的比较分析而产生的信息。 　　秘书人员所获取的信息主要来自三个方面： 秘书基础与实务 　　获取偏差信息的目的，是为了采取措施，纠正偏差。如不纠正偏差，控制活动就毫无意义。协助领导者纠正偏差，是控制中的又一项重要的秘书工作。 协助纠正偏差 秘书基础与实务 分析发生偏差的原因 采取不同的纠正措施 　　协助领导者纠正偏差，通常从两个方面进行： 秘书基础与实务 　　计划本身的问题，即管理目标脱离了实际； 　　外部环境的变化，即客观条件出现了改变； 　　当事人的责任，既没有尽最大的努力。 　　发生偏差的原因，一般地说，不外三种情况： 　　通过全面地分析，要找到发生偏差的真正原因。 秘书基础与实务 　　如果发生偏差的主要原因是计划脱离实际，那么要采取措施，调整计划指标； 　　如果发生偏差的主要原因是外部环境的变化，那就要采取措施，适应变化了的环境； 　　如果发生偏差的主要原因是当事人的责任，那就要采取措施，纠正当事人的过失。 　　要根据发生偏差的不同原因，协助领导者采取不同的纠正措施。 　　不论采取哪种措施，秘书人员只能发挥参谋、助手作用，切忌越权和擅权。 秘书基础与实务 督促检查工作 督查工作的由来和发展