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电袋传真OA管理方案
电袋传真OA管理初步方案
一、电袋传真OA管理方案
通过数码传真机将收到的电子格式传真直接接入到公司OA系统(已协调信息中心建立电袋OA传真处理流程),通过OA系统完成接收到传真(目前先尝试接收传真的管理)审批、分发与办理。
传真数码化是传统传真的改进,有利于传真的归档、查询办理进度及追溯,同时有利于传真的闭环管理。目前一些电厂、企业已经在推广使用,随着公司业务及工作人员的逐步增多,应该提高传真的管理效率。
该方案计划在新电袋大楼步线中给予考虑,并在新大楼搬迁时投入使用。
二、数码传真的特点:
数码传真机支持全球范围内传真协议,????接收功能:能无纸化自动手动接收传真文件并按日期自动归类以???格式保存电脑中
?发送功能:能无纸化自动手动发送传真文件,可以查询发送结果
??传真群发:支持自动/手动收发传真;
??管理方便:接收传真内容以TIF格式保存电脑数据库,并按日期自动分类。
?????????
?????????日志查询功能:查询每个传真文件发送结果和状态。
?????????重发功能:可以对上一次传真文件进行自动重新发送。
?????????页眉设置功能:能在页眉设置发送人与接收人。
?????????转发功能:能把接收到的文件直接点击发送传真转发给另一传真号码。
?????????打印功能:需要时能把传真文件文件打印出来。
????? 断电保存:在断电情况下能自动保存传真文件。
三、数码传真连接拓普图:
四、电袋OA传真管理流程
以上是否妥当请领导审阅,如有必要质量检验部可组织相关部门进行论证。
电袋质量检验部
2011年1月22日
综合管部在接到传真后通过信息中心建立的“电袋传真OA管理流程”建单,并交公司相关领导审批
数码传真建单
接收数码传真
综合管理部根据相关领导批示,发放相关部门或人员办理
相关部门或人员根据要求办理。
办理结束后,办理人员将办理结果填入OA系统。
传真跟踪
综合管理部每周跟踪传真的处理结果。
对未及时办理传真的或处理达不到要求的给予督促或退回。
综合管理部对传真处理不及时的有权考核。
综合管理部每年对电子传真给予备份、归档
传真办理
传真分发
数码传真直接接入综合管理部工作电脑中
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