项目4日常事务管理2-邮件、值班.pptVIP

项目4 日常事务管理（2）邮件事务、值班事务 冼嘉欣 一、邮件事务 案例讨论 秘书邓小姐上班刚一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……”她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信塞回信封，又用胶水粘了起来（但外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。 请指出邓小姐拆信过程中的不当之处。 案例讨论 秘书小张刚接到领导的任务，把公司这边已经做好的采购合同寄给供应商，小张按照往常的步骤，很快就把合同寄出去了。 假设你是小张，说说你会怎么做？ 练习（以QQ邮箱为例） （1）今天早上，你打开邮箱，将所有的未读邮件都看了一遍，有的你马上回复了，有的你不知道怎么回复，暂时搁置，等请示了领导后再回复，有的邮件很重要，需要标志一下以作提醒。请你在邮箱上操作一下如何区别这三类邮件。 （2）清明节马上要到了，你需要给公司全体员工发一封关于清明节的放假通知，请演示。 （3）庆祝公司成立20周年的晚会即将举行，今天，你要通过电子邮件发给各大与公司有合作关系的个人和公司一封邀请信，请演示。 二、值班事务 1、值班的管理制度 岗位责任制度 信息处理制度 保密制度 交接班制度 请示报告制度 2、编制值班表 3、值班记录 值班记录主要包括值班登记及值班日志。值班登记 主要对外来的信函、电报、反映情况、外来电话等，进 行登记，让接班人员保持工作的连续性。值班日志是将 值班过程中接收的任务及完成情况、收到的各方面的信 息及处理情况、备忘事项等记载下来，以备与其他值班 人员交流和事后考查。 值班日志 4、重大事件做值班报告 值班期间发生重大情况或突发事件，值 班人员应立即向上司报告，必要时可形成书 面值班报告送审。对把握不准的其他问题也 要请示上司，不得擅自越权处理。上司批示 后，值班人员应按上司意见办理。 5、做好交接班工作 值班结束后，应有完备的交班手续，注意以下几点： 必须当面交接，不能委托他人。 交清值班记录，说明在班内出现的问题及处理方法。 值班人在值班记录上签名，确认记录内容。 练习 模拟演练秘书小叶在周日值班时，遇到下列情况的 处理情景： 1、发现上周有工作人员代理他人打卡的记录； 2、未见交班人； 3、收到一封发给销售经理的特快专递； 4、接到电话，说公司的一辆货车在公路上发生车祸，具体情况不明。 ●了解值班工作的任务与要求 ●明确值班记录内容 ●能制作、使用值班表 ●进行值班工作中问题的处理 1、含义 值班，是指单位为了保证办公室正常的工作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗”、“脱岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后，安排专人负责处理有关事务的方式和制度。作为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或参与值班工作。一般地来说，单位是实行兼职轮流的值班制度。 （一）值班的含义与分类 * （二）工作的内容、任务 负责信息沟通和通讯联络 负责公务接洽和来访接待 处理突发事件确保安全 做好值班记录保持工作连续 * 制定值班 制度与值 班规定 编制值班 安排表 通知并给 领导班子 发放值班 表 值班人员 做值班 记录 重大事件 做值班 报告 值班结束 交接班 （三）值班工作程序 （1）值班表主要用在值班室、平日需要有人值班的办公室、节假日值班办公室、为完成某项任务的值班室。 （2）值班表的内容。它主要包括以下内容： 列出值班时限和具体值班时间。 按照要求填入值班人员姓名。 标明值班的地点。 标明负责人姓名或带班人姓名。 有时须用简明的文字标明值班的工作内容。 标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。 某集团公司国庆放假值班表 值班 时间 值班人 员姓名 值班 地点 值班 电话 带班 领导 值班 任务 10月1日 张×× 办公室 总经理 1、接听和处理电话，保证联络渠道畅通。 2、接待和指引来访人中。 3、接收分发文电邮件和书报杂志。 4、处理临时发生的事情。 5、注意安全，防火防盗。 10月2日 李×× 办公室 副总经理 10月3日 王×× 办公室 副总经理 10月4日 郭×× 办公室 行政办主任 　注意 　事项 1、值班时间：每天上午8天至下午5点30分 2、做好值班记录。 3、值班人员不得缺席，确因病因事不能值班，请提前联系办公室，