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入住管理指引 一、入住管理程序 （一）入住准备工作 1、物业管理处在入住前1个月制定入住工作计划，该计划中应明确: ◇ 入住时间。 ◇ 负责入住工作的人员及其职责。 ◇ 入住手续。 ◇ 入住过程中使用的文件和表格。 2、入住工作计划应由管理处主任批准，管理处应提前1个月向业主发出《入住通知书》，并详细说明： ◇ 需业主准备的证明材料。 ◇ 需业主填写的表格。 ◇ 办理入住手续的程序。 ◇ 办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导，以便于业主办理各项手续。 （二）入住审查登记 1、管理处应建立入住登记表，对业主提交的《入住通知书》进行查验，确认无误后收取《入住通知书》，在入住登记册中注明，并向入住申请人发放资料，应包括： ◇ 《入住说明》。 ◇ 《住户手册》。 ◇ 《住户公约》。 ◇ 《管理协议》。 ◇ 《预交费用标准》。 ◇ 《装修须知》。 ◇ 《住户登记表》。 ◇ 《装修审批表》。 ◇ 《验收交接表》。 2、上述发放的资料应在《入住登记册》中由业主签收，或由管理人员注明。在提供给业主的《入住说明》中应明确由业主填写并提交的资料，包括： ◇ 身份证。 ◇ 工作证复印件。 ◇ 《业主登记表》。 ◇ 购/租房合同的正本及复印件。 ◇ 已签署的《住户公约》、《管理协议》。 3、管理处对业主的资料进行审核验证，验证内容包括： ◇ 表格填写是否完整、正确和清晰。 ◇ 公约和管理协议是否已签署。 ◇ 身份证明文件与购/租房合同及《业主登记表》是否一致。审查通过后，入住管理员收取购/租房合同复印件、《业主登记表》、《住户公约》1份、《管理协议》1份，在《入住通知书》注明签收。 （三）预交费用 财务应根据国家和政府的法规及发展商或业主委员会的规定，确定入住《预交费用》。管理处在审查并接受业主收取各项费用，并开具相应票据给业主。 费用项目包括：预交管理费、装修保证金及清运费等。财物应造费用登记表，对费用交纳完毕的业主，应在登记表中注明。 上述手续完成后，管理处查验入住登记表及已签署的《管理协议》及各项收费票据后向业主发放钥匙，并在《钥匙发放登记表》上登记，同时应和业主协定验收房屋的时间和方式。 管理处与业主一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在验收交接表上签字确认。验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门处理。 （四）入住后的装修管理 管理处在提供给业主的文件中应明确装修管理的要求，具体内容参见《装修管理手册》。 二、入住期间业主接待 （一）目的 通过与业主初次交往过程中周到热情、体贴、细致的服务，使物业管理公司在刚接管物业时即能建立良好信誉开端，塑造起自己管家和亲人的形象，从而为物业管理工作的顺利开展铺路，也可为今后赢得广大业主的充分信任和长久支持打下坚实基础。 （二）对象 入住前后前来看楼或办理相关手续的业主。 （三）接待人员配备与要求 1、接待人员配备视物业辖区面积、规模及入住期间业主人流量而定。但在办理入住期间内，应有专职入住接待员数名，在业主较多时，管理处其他员工应作为机动预备人员分担接待工作。 2、对入住接待员应要求其： ◇ 熟知与本物业有关的多种情况，包括物业的建筑结构方面专业知识、本物业多种不同户型、辖区周边配套及未来规划、物业的绿化方案等。 ◇ 熟知与业主利益有关的多种情况，包括发展商的情况、业主与发展商易生纠纷的事宜、装修知识、业主与装修商易生的纠纷的事宜等。 ◇ 了解现有业主的概况，包括年龄段、知识水平层次等。 ◇ 擅长沟通、热情大方、耐心细致。 （四）接待工作内容 1、管理处内应设物业概况的挂图或说明；管理公司的介绍及本物业员工工号、姓名及职位介绍。 2、设待客室，备茶点。 3、具体程序。 (礼仪、态度略) ◇ 询问 向业主询问需要的服务，其物业的具体情况，装修、入住的计划等。 ◇ 交流 就业主提供的情况和所需要的服务做进一步交流。提出建议，确认为业主需要。 ◇ 介绍 适时地介绍管理公司构思与规划，并请业主参与意见；提醒与发展商交易中应注意的问题，提醒装修应注意的问题。必要时引领业主参观整个物业，同时介绍现已登记的业主年龄、知识层次，让业主了解“邻里”概况。 ◇ 引导 引导业主参与构想物业管理方方面面的工作方案、落实措施，诚恳地请业主为自己的家大胆建议。 三、入住程序指南 1、开发公司或由开发公司委托的律师行向业主发出《入住通知书》。 2、业主向管理部提交：《售楼(租楼)合同》、《入住通知书》、《公证书》、《付款收据》(管理基金、管理费、管理费按金)、身份证或护照、营业执照(副本)和《公司委托书》。 3、未汇交上述钱款的到财务室交清相关费用。 4、向业主发放：《管理规约》、《物业管理服务协议》、《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任