2011年秘书资格考试（三级）复习指导办公环境的管理.docVIP

2011年秘书资格考试（三级）复习指导：办公环境的管理 　　1. HYPERLINK /mishu/ \t _blank 秘书办公布局：开放式办公室的优点：易于沟通，便于交流；缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人 ； 封闭式办公室的优点：易于保证工作的机密性 （把书第353页上表格看一下） 　　2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。P352 　　3.预防紧急情况的措施有：主要是第二点和第六点（P354）其中，第二点可能考选择题；第六点在录像中可能出现 　　4.发生事故时，秘书要填写《事故情况记录表》；如果事故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张《工伤情况报告表》，里面的主要信息要有：完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。 　　5.第二题：改进日常办公事务工作流程的方案。 　　答：改进日常办公事务工作流程的基本思路是：合并和精简。认识到存在的问题后，提出如下改进建议。书上第356页的表格，把大标题写上，然后在自己添写一些话，是句子完整通顺。然后再答第357页注意事项中：（1）流程应由职权明确的专人来负责（2）要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合（3）流程本身要有不断改善的空间和弹性。 　　6.选择题：文稿审定的步骤：（1） HYPERLINK /mishu/ \t _blank 文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿。（2）校对人员应认真校对。（3）章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。 P358上 　　7.选择题：文稿审核的内涵：法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核P358 　　8.选择办公设备和易耗品供应商时要比较：（1）价格和费用，如批量购买，节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性 要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致P359 　　9.第三题：作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督？ 　　答：第一：要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量是（定义，在书上第360页中间），最小库存量是（定义，在书上第360页），再订货量是：（定义，在书上第360页） 　　第二：加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。（P261）进货卡即记录所有接收信息；出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数量；库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量。（P260） 　　第三：最后（书上第360页下）①检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况②定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量③检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。