秘书的办文工作资料.pptVIP

第四章 秘书的 办文工作 主要内容 文书的概念 、种类 公文的行文关系、方式、规则 公文的体式 公文办理的程序 4.1 1.通用公文 指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种。 分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 2.专用公文 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。 如外交文书中的照会、外交声明； 司法文书中的诉状、答辩书、判决书； 经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告； 另外还有军事专用文书、科技专用文书等。 3.常用事务文书 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。 如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。 有些情况下即可为公用也可为私用。 机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。 法定公文和事务文书的重要区别 1.法定公文是国家政府和有关部门用法规规章所规定的文书。 2.最关键的区别： 法定公文才能作为“文件”的正文； 而事务文书只能作为附件。 （四）秘书做好文书工作应遵循以下基本原则 (1)准确无误──这是对文书工作的质量要求，也是第一位的要求。准确无误包括：文书撰制中内容上的准确和形式上的准确；文书传递、分发、投送各个环节要准确；文书办理过程尤其是拟办意见要准确。 (2)及时迅速──这是对文书工作的时效要求。 (3)安全保密──这是对文书工作的可靠性要求。安全原则包括两方面的含义，一是指政治上的安全，即保守文件内容的机密；二是指文书物质上的安全，即保证文件完好无损。 (4)力求精简──这是对文书工作的数量要求，主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。 (5)集中统一──这是对文书工作的组织要求。 (6)党政分开──这是对文书工作的政治要求。 4.2 公文的行文关系、方式、规则 (一) 公文的行文关系 行文关系，是指根据组织关系和职权范围而确定的公文的授受关系 。 行文关系主要有三种： 上行文、下行文、平行文 1.上行文 上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文。 具有隶属关系 下级机关报送给上级机关的文书。 上行文可分两种情况 一是逐级上行文，用以向直接上级行文； 一是越级行文，越级行文一般指上级机关 单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊 情况必须越级上报。 2.下行文 下行文 指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。 党中央给各个省、自治区、直辖市党委 国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所发的文件 文种多为指示、决定、通知、批复等。  主要有三种情况： 逐级下行文 按隶属关系上一级机关或单位给下级机关、单位的行文。如：批复、意见等。 多级下行文 对一些广泛知行的事项的行文，可用于不同层次的下级机关。如：通知、决定等。 直接下达至社会各界的行文。 3.平行文 平行文 指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。 省军区和省人民政府之间 学校和工厂之间（没有领导指导关系、不相隶属） 中共中央各个部之间 国务院的各个部、委、局之间 各个省委（省人民政府）之间 各个县委（县人民政府）之间 （平级平行机关） 公文的书面格式总结 版心156mm×225mm 眉首（公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人） 主体（公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注） 版记 （主题词、抄送机关、印发机关和印发时间） 置于公文首页红色线以上各要素统称眉首 置于红色线以下、主题词以上各要素统称主体 置于主题词以下各要素统称版记 2.附件首页左上角第1行顶格标注“附件”二字（如有序号一并标注）,以便与主件的附件说明相呼应。 3.第二类附件即被转发、发布的文件,通常不必标注附件说明。 4.版记：由主件与附件共同组成的文件,其版记通常应放 在附件之后,以保持公文的完整性。 4.4 公文办理的程序 公文的办理又称办理公文，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。 公文的办理主要由机关职能部门负责 ，通常由秘书部门负责。 公文办理的程序就是指公文在机关内部从形成到运转处