关于分公司设立统一电子邮箱方案.doc

关于分公司设立统一电子邮箱方案 一、设立邮箱目的 目前无纸化办公逐渐普遍，为加强订单、往来账单等工作的及时性、准确性和可查性，提高工作效率，要求各分公司设立统一的电子邮箱，避免了文件传真中出现的接受不到、文件模糊、接受不及时、无法存档等问题，也可以在OA系统出现故障的时候作为备用。 二、邮箱设定办法 电子邮箱设定的统一格式为：sxxx@163.com；密码由人事部网络主管设定； xxx就是各分公司的全拼，其中乌鲁木齐、石家庄、哈尔滨三个分公司分别是乌市、石市、哈市的全拼。 三、工作邮箱的申请及办理流程 1、申请流程：岗位责任人填写申请表→分公司经理意见→事业部经理意见→人事部意见→网络主管申请办理→告知邮箱号及密码（申请表格附后） 2、个人申请的工作邮箱要报事业部人事主管备案，以便工作岗位调整时使用。 四、工作邮箱管理规定 1、各分公司邮箱由分公司经理负责，指派专人进行管理，通过统一邮箱发送的文件具有分公司经理签字效力。 2、各分公司经理每天对邮件进行处理，及时阅读、转发、提醒和备份，对邮件的处理情况将作为工作考核依据。 3、不能使用公司邮箱收发与工作无关的邮件。 4、出现人事变动，分公司内部邮箱自离职日登记办理密码更换手续。 5、邮箱出现异常（无法收发邮件、病毒等）需及时上报公司网络主管，网络主管进行维护或并有权删除邮箱并重新申请。 6、分公司制作新名片统一用神丹专用格式的电子邮箱。 7、人事部统一管理密码和修改，分公司人员不得随意更改。 XX部 Xx年xx月xx日 电子邮箱申请表 申请人 工作岗位 分公司 邮箱用途 申请开通时间 分公司 意见 事业部 意见 人事部 意见