DTLD审核剖析.pptVIP

1/22/2001 D/TLD审核条例 概念解释 存档：是指对文件和数据进行长期、有序、保护性以及防止更改的保存； 存档期限：是指文件资料使用期限结束后的阶段，在存档器结束后的文件可以销毁； 使用期限：一个文件的使用期限是指按照这个文件监制产品质量的时期。期限长短有文件性质决定。 D/TLD审核条例 存档要求 这里所指的存档，是指文件和数据归档后长期保存并 免遭篡改。文件和数据的可调取性和易读性的时限必须长 于存档期限。文件介质是纸张、微縮胶片和电子媒介。 从原则上讲，存档分原件档和电子数据储存档。在许多 情况下，电脑的存档也被视为“原件”，例如，只有电子文 档存在时。 原件通常是指用纸张记录的文件（例如手工填写的表格 、打印的文件、测量与测试结果的打印件）。存档的最简 便方式是保存原件。此外，还可将原件复制成微缩胶片或 存储在电子书数据存储器里。 D/TLD审核条例 存档媒介的要求 对储存的文件和数据必须能通过系统随时调取出来； 存档的方式对文件和数据调取速度有决定性影响。一般说来，查询速度快意味着存档费用的提高。因此要通过对投入和产出比的分析来评估所需费用。关键之点是确定查找标准，并按照这种标准来决定标识、登记、入库、及存储方式。为了便于使用起见，这种结构必须在存档档案中予以确定。 纸张： 必须保存原始件。