EXCEL在会计和财务管理中运用说课.ppt

步骤7 选中单元格区域C3:I3，向下拖动填充柄，复制公式一直到C14:I14单元格区域，即可得到各员工工资发放所需要各面值人民币的张数，如图5-79所示。 图5-77 计算所需1元面值的张数 图5-78 第一位员工工资发放所需要各面值人民币张数 图5-79 各员工工资发放所需要各面值人民币的张数 ● 5.4.3 汇总各面值钞票所需的数量 当得到各员工工资发放所需要各面值钞票的数量之后，就可以对各面值钞票的数量进行汇总，得到各面值钞票所需要的总数量，以便做好员工工资发放的准备工作。 步骤1 在C16单元格中输入公式“＝SUM(C3:C14)”，如图5-80所示，按Enter键，获取100元面值的总张数。 步骤2 选中C16单元格，向右拖动填充柄，复制公式一直到I16单元格，即可得到各面值所需要的总张数，如图5-81所示。 图5-80 输入公式获取100元面值所需总张数 ● 5.4.4 美化员工工资发放零钞备用表 至此所有的数据已经计算完毕。为了使工资发放零钞备用表更加美观，还需要对表格进行一些美化。下面将通过套用表格格式功能，为表格套用样式进行美化。具体操作步骤如下。 步骤1 在“开始”选项卡下的“样式”组中单击“套用表格格式”按钮，然后在展开的库中选择所需要的表样式，“表样式中等深浅12”选项，如图5-82所示。 步骤2 弹出“套用表样式”对话框，单击文本框右侧的 按钮，如图5-83所示。 步骤3 此时在工作表中选择数据源区域，在此选择单元格区域A2:I16，再按Enter键还原对话框，如图5-84所示 步骤4 在“创建表”对话框中选中“表包含标题”复选框，再单击“确定”按钮。 步骤5 在“表格工具”下的“设计”选项卡中单击“工具”组中的“转换为区域”按钮，如图5-85所示。 步骤6 弹出Microsoft Excel提示对话框，在此单击“是”按钮即可，如图5-86所示。 图5-81 复制公式得到各面值所需总张数 步骤7 返回工作表，员工工资发放零钞备用表的最终效果如图5-87所示。 图5-82 选择所需要的表格样式 图5-83 设置表数据的来源 图5-84 选择数据源 图5-86 单击“是”按钮 图5-85 单击“转换为区域”按钮 图5-87 员工工资发放零钞备用表最终效果 ● 5.5 全年工资统计分析??? 企业到了年底，财务会对这一年中所发的工资进行统计分析，本节就将详细介绍全年工资统计分析。 ● 5.5.1 制作全年工资汇总表 公司每个月都会给员工发放工资，财务每个月也会做统计，到了年底如何将1～12月的工资汇总在一张表格上面呢？下面就将介绍如何制作全年工资汇总表，具体操作步骤如下。 步骤1 新建“工资汇总表.xlsx”工作簿，并在工作簿中创建1～12月的工资表和“全年工资汇总”工作表，如图5-88所示。 步骤2 在“数据”选项卡下单击“获取外部数据”按钮，在展开的下拉列表中选择“现有连接”命令。 步骤3 弹出“现有连接”对话框，在对话框中单击“浏览更多”按钮，如图5-89所示。 图5-88 工资汇总表 图5-89 单击“浏览更多”按钮 步骤4 弹出“选取数据源”对话框，选择所需的数据源，这里选择“工资汇总表”工作簿，如图5-90所示，再单击“打开”按钮。 步骤5 弹出“选择表格”对话框，如图5-91所示，选择所需要的表格，再单击“确定”按钮。 步骤6 弹出“导入数据”对话框，在“请选择该数据在工作簿中的显示方式”中选择“数据透视表”单选按钮，在“数据的放置位置”中选择“现有工作表”单选按钮，在文本框中输入“全年工资汇总!$A$1”，如图5-92所示，然后单击“属性”按钮。 步骤7 弹出“连接属性”对话框，在“使用状况”选项卡中选中“打开文件时刷新数据”复选框，如图5-93所示。 步骤8 切换到“定义”选项卡，在“命令文本”文本框中输入如图5-94所示的SQL语句。 步骤9 依次单击“确定”按钮，这时将会在工作表中创建空白数据透视表，然后在“数据透视表字段列表”窗格中对字段进行布局，最终得到如图5-95所示的效果。 图5-90 “选取数据源”对话框 图5-91 “选择表格”对话框 图5-92 “导入数据”对话框 图5-93 选中“打开文件时刷新数据”复选框 图5-94 输入SQL语句 图5-95 全年工资汇总表效果 ● 5.5.2 统计每个部门和岗位的工资分布 要更好地统计公司每个部门和岗位的工资分布情况，通常可以使用图表来实现这个要求。下面就来创建部门和岗位的工资分布图，具体操作步骤如下。 图5-96 重新布局全年工资汇总表透视表 图5-97 选择“三