GSFW-XZGL01(办公用品管理规定).docVIP

文件名称 办公用品管理规定 第1页 共1页 文件编号 GSFW-XZGL-01 版 本 号 V2.0 编 制 人 胡武凯 编制部门 行政管理部 签 发 人 查卫江 签发日期 2004年5月15日 目的 倡导成本节约行为，减少浪费，规范公司的办公用品的购买和使用管理 实现公司自动化办公设备的使用制度化、条例化，为自动化办公设备操作人员提供操作标准和依据，减少、避免因使用不当而造成的损失，提高工作效率 职责 行政管理部负责所有办公用品的采购、使用管理，为员工提供必须的办公用品。 公司员工领用办公用品时，需在行政管理部登记备案，记入各部门办公费用。 公司每人的个人办公用品金额每月不超过5元，在使用过程中要节约使用。 适用范围 适用于公司全体员工。 要求 办公用品范围 公司员工个人办公使用的各种办公用品、各部门业务所需的办公用品和公司打印机、复印机、传真机等办公设备及其耗材等物品。 办公用品采购 行政管理部根据办公用品的库存与需求情况，汇总形成《办公用品采购申请表》（见附件1 GSFW-XZGL-01-JL-01），经行政管理部经理签字批准后，统一采购办公用品。《办公用品采购申请表》中的“使用统计”指上月实际办公用品使用量的统计数据，“安全库存”是指为保证员工使用的必备的合理库存量，“库存量”是指目前库房中的实际库存量，“统计采购量”＝“使用统计”＋“安全库存”－“库存量”，（预计）采购量指根据“统计采购量”并结合实际情况进行调整的最后确定需要采购的数量。 除了极个别情况，行政管理部不接受各部门的临时采购申请。 对于临时性的大批量采购，需经行政管理部经理同意后方可采购。 一般性办公用品的使用 各部门个人需要使用办公用品时，到行政管理部领取，并在行政管理部登记备案，费用计入部门费用（销售人员还需要核算到个人）。 各部门使用纸张时，到行政管理部领取，并在行政管理部登记备案，费用计入部门费用（销售人员还需要核算到个人）。 墨盒和硒鼓由行政管理部统一购买，费用将摊销到纸张上，摊销后纸张的费用为0.15元/张。 考虑降低费用和减少浪费的因素，请大家节约用纸，尽量双面使用纸张，但要注意考虑资料保密。 各部门在使用过程中发现复印机、传真机和打印机上无墨或其他故障时，应及时通知行政管理部，由行政管理部负责解除故障。 办公设备使用 计算机主机 不得自行拆卸主机箱和各种板卡及输入输出设备； 机箱如发出除风扇和硬盘工作以外的其它异响，应及时通知网管予以解决： 不得在湿度大于75度、温度高于40~C或低于10~C的环境下使用主 机； 不得移除或破坏主机箱表面的标志物(如：保修签、配置单、编号卡、商标等)，也不得自行在主机箱表面悬挂物品。 计算机显示器 应避免显示器暴露在强光下； 除专用擦拭用品外，禁止以任何物体碰触显示器屏幕； 打印机 打印机出现卡纸现象时，应先切断打印机电源，清除夹纸后，再接通电源使用。 不得自行拆卸、改装和修理打印机； 如发生其他异常现象，请及时通知网络管理员。 各部门可以根据需要使用公司任何打印机。打印机平时不放置纸张，使用时请自备纸张； 传真机 公司提倡使用电子邮件系统。 行政管理部负责将收到的传真及时通知给接收人，由接收人自行到传真机处领取传真。 投影仪 投影仪由行政管理部负责保管，需要使用投影仪时到行政管理部办理借用手续。 不得将任何固件、液体落入投影仪内； 使用完后，应先在投影仪菜单栏（或关闭按钮）关闭投影仪，等投影仪风扇停止转动后再关闭投影仪电源。严禁在投影仪风扇停止转动之前关闭投影仪电源，也严禁直接关闭投影仪电源或拔下电源线。 使用完后，用防尘罩将投影机仪罩好，并将投影仪装入专门的箱包中，及时归还给行政管理部。 复印机 操作使用复印机时应谨慎小心，切勿用力过大； 勿使任何固件(订书针、曲别针等)落入复印机内； 复印时如发生其他异常现象，请通知复印机责任人处理； 复印机平时不放置纸张，使用时请自备纸张。 扫描仪 不得将涂有胶水未干的稿件放入扫描仪扫描； 不得使用超过其标称值的分辨率进行扫描； 不得用硬物碰触载物玻璃板，或放置重量大于1000克的物体在载物玻璃板上； 电压出现连续波动时，应关闭逻辑电路电源开关； 物扫描时，确保实物不会损坏载物玻璃板； 两次开关扫描仪的时间间隔不得小于10秒； 下班时必须关闭扫描仪，以免感光管长期充电过早老化； 办公用品的费用核算 原则上部门使用的办公用品计入各部门费用。 公司打印机、复印机和传真机的墨盒和硒鼓的费用平均分摊到所使用的纸张上。计入了墨盒和硒鼓费用后，每张纸的费用为0.15元。 员工在使用办公设备时，要小心爱护附件1 GSFW-XZGL-01-JL-01 办公用品采购申请表 办公用品采购申请表 序号 物品名称 品牌 使用统计 安全库存 库存量 统