日常账务处理、结账操作预案.ppt

1.3日常账务处理 初始设置完成后即可开始日常业务处理。 日常账务的任务包括:填制凭证、审核凭证、记帐、查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账。 1、填制凭证 填制凭证的功能包括： 增加凭证 修改凭证 删除凭证 查询凭证 凭证头内容 凭证类别：可以输入类别字，也可以参照输入。 凭证编号：一般由系统分类按月自动编号；系统同时也自动管理凭证页号。 制单日期：填制凭证的日期。 附单据数：输入原始单据张数。 凭证正文内容 摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。 科目：必须输入末级科目。科目可以能过科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码输入。 辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。 金额：金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。 例[25]：增加一张普通凭证。1月3日销售部购买了500元的办公用品，以现金支付，附单据一张，摘要为购买办公用品。 操作步骤: 总账 凭证 填制凭证 ，单击“增加”按钮，选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期“2006/01/03”；输入附单据数“1”；输入摘要“购买用公用品”；输入科目名称“5501”，借方金额“500”，回车；摘要自动带入下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“500”；单击“保存”按钮，弹出“凭证保存已成功！”信息提示框。 例[26]：增加一张有辅助核算信息的凭证。1月11日销售部收到北京育新小学转来一张转账支票，支票号113，金额30000元，用以偿还前欠贷款（即摘要为收到货款）。 操作步骤： 单击：“增加”按钮； 在填制凭证过程中，输完客户往来科目“1131”，弹出“辅助项”对话框。 选择输入客户“育新小学”，发生日期“2006/01/11”。 单击“确认”按钮。 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 凭证一旦保存，其凭证编号不能修改。 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。 科目编码必须是末级的科目编码以，既可以手工直接输入，也可选择输入。 金额不能为“零”，红字以“－”号表示。 可按“－”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。 （2）修改凭证 在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括搞要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。 （3）删除凭证 作废/恢复凭证：凭证作废的方法是：进入填制凭证并找到要作废的凭证后，执行“制单 作废/恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。 对当前作废凭证执行“制单 作废/恢复”命令，可取消作废标志，恢复为有效凭证。 整理凭证：凭证整理指删除所有作废凭证并对凭证重新编号，但只能对未审核的凭证作整理。 （4）查询凭证 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。 例[27]：查询未记账的付款凭证。 操作步骤： 单击“总账 凭证 查询凭证”命令。 选择输入查询条件，例如“付款凭证、未记账凭证”。单击“辅助条件”，可输入更多查询条件。 单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。 双击某一凭证，则屏幕可显示出此张凭证。 2、审核凭证 审核凭证是指审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核。凭证应逐张审核。 例[28]：更换审核的操作员，以“王刚”的身份重新注册会计电算化通用教学软件。 操作步骤： “文件 重新注册”，打开“注册控制”对话框。 以“王刚”的身份注册会计电算化通用教学软件。账套：666；会计年度：2006；操作日期：2006-01-31；用户名：002 单击“确定”。 例[29]：审核凭证。 操作步骤： 执行系统菜单“凭证 审核凭证”，打开“凭证审核”查询条件对话框。如图所示： 输入查询条件，可采用默认值； 单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口； 双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“审核凭证”的审核凭证窗口； 审核凭证，无误后单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名； 单击“下张”按钮，对其他凭证签字； 单击“退出”按钮。 作废凭证不能被审核，也不能被标错。 审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作