归档文件整理细则要点.docVIP

归档文件整理细则 1.总则 1.1 为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》，结合我市实际情况，制定《朝阳市归档文件整理细则》（以下简称《细则》）。 1.2 本《细则》适用于全市各级机关、团体和其他社会组织。 1.3 本《细则》所指的归档文件，是立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的、具有保存价值应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2. 整理原则及质量要求 2.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用。 2.2 归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修复,字迹模糊或褪变的文件应予复制。 2.3 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3. 整理方法 3.1 归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。下列文件在实体装订时可作为一件： 3.1.1 文件正本与定稿为一件； 3.1.2 正文与附件原则上为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件； 3.1.3 原文与复制件或手抄件为一件； 3.1.4 转发文与被转发文为一件； 3.1.5 文件处理单与文件为一件； 3.1.6 来文与复文为一件。下级机关向本级机关的请示与本机关的批复为一件 ；本级机关向同级或上级机关的请示与这些机关的复文可各为一件； 3.1.7 重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件； 3.1.8 一次会议上的若干份文件各为一件； 3.1.9 各种会议记录每一次为一件； 3.1.10 报表、名册、图册等按其本来的装订方式，一册（本）作为一件； 3.1.11 归档文件的中文文本与外文文本为一件。 3.2归档文件分类，是指全宗内归档文件的实体分类。即将归档文件按其来源、时间、内容和形成等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。我市归档文件采用“保管期限—年度—机构（问题）”或“保管期限—年度”等复式分类法进行分类。 3.2.1 按保管期限分类，是指根据文件的价值划定的不同保管期限对归档文件进行分类。各单位划分保管期限时，应参照《国家档案局关于文书档案保管期限表的规定》和本单位档案保管期限表的规定执行。 3.2.2 按年度分类，是指根据文件形成和处理的年度对归档文件进行分类。 3.2.2.1 文件有多个时间特征时，一般应以文件签发日期为准（即落款日期）； 3.2.2.2 机关单位的某些具体职能活动，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档； 3.2.2.3 几份文件作为一件时，判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。即正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准； 3.2.2.4 文件没有标注日期的，要通过对照等手段来考证和推断文件的准确或近似日期，并据以按年度合理归类； 3.2.2.5 有专门年度的按专门年度分类。 3.2.3 按机构分类，是指根据文件处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关序列表的规定或习惯上的顺序来排列。采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。 采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构，归档文件要齐全，不能缺失任何一件；以机关名义发文的文件，则归入有关机构类中；业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草的机构中，否则归入负责发文的综合机构内。 机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入该内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。 3.2.4按问题分类法，是指按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法，要求各类特点明确，不能互相包含。采用问题分类法，可以避免或减少同类文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。特别是由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。 在实际工作中，使用问题分