毕节学院系(部级教学档案管理办法.doc

毕节学院系（部）级教学档案管理办法 院政发[2006]40号 为了科学规范地进行教学管理，加强院、系（部）教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理和教学改革等各项工作中的作用，特制定本办法。 一、教学档案管理的基本要求 1、凡是在教学活动、教学管理和教学研究等工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等均属教学档案管理范围。 2、我院教学档案管理实行院、系两级管理：凡本院开展教学工作形成的、对学院工作有永久性或长期保存价值的教学档案，一律由学院教学档案室保存（一级教学档案管理）；凡是各系（部）在教学工作中形成的、仅对各系（部）工作有保存价值或不需长久保存的教学档案，由各系（部）负责收集、整理、保存并提供利用（二级教学档案管理）。本办法主要是针对二级教学档案管理制定的细则。 3、对一级教学档案的管理，应按照国家有关档案管理的要求，进行收集、整理，并定期向学院教学档案室移交，学院教学档案室设在教务处。需移交学院档案室的档案材料，学院教学档案室保存复印件，学院档案室保存原件。 4、系（部）主管教学工作的系主任或副主任负责本单位教学档案管理的监督、检查工作，系（部）办公室秘书和教学秘书具体负责本单位教学文件材料收集和管理工作。 5、应进一步增强资料意识，将教学档案工作落实到日常教学管理中，在布置、检查、总结、考核教学工作的同时，注意教学档案的收集、归档和管理。 二、档案的收集积累 1、各系（部）的办公室秘书和教学秘书要在工作中随时收集和积累教学文件材料，分类存放，将一级教学档案定期移交给教务处统一立卷归档，并整理、保管好本单位的二级教学档案。 2、教学文件材料一般归档一份，重要的一级教学管理文件材料，各系（部）可根据实际情况保留两份，一份由学院教学档案室保存，一份由各系（部）自存，以便日后查找。 3、归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。 4、各系（部）办公室秘书、教学秘书工作变动时，应及时做好教学档案的交接工作。 三、教学档案的管理 1、系（部）级教学档案一般不需装订成册，只需以教学文件为单位组成有序的体系，包括分类、排列、编目等，然后采用盒（袋）装的方法进行管理，以便于文件随时存取。 2、根据教学文件的收集管理规律，原则上相同内容的文件组成一盒（袋）。同一内容的文件材料多时，可分别组成若干盒（袋），也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少的文件合成一盒（袋）。 3、归档的教学文件材料一般均为A4纸；对非标准规格的文件（如试卷）应专柜保管，但需填写与其它教学文件相一致的盒（袋）编号。 4、属专项档案的文件，已归入其他类档案的，应在相关的盒（袋）内注明档案参见号或复制相应材料后分别存放。 5、凡计算机打印纸制教学文件，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。 四、教学档案分类目录及说明 1、教学档案按三级进行分类编目。一级类目为基本框架，按学院统一规定执行。根据学科、专业及系（部）特点，二级、三级类目可增加或作适当调整（所附目录中二级、三级类目均设“其他”，即为各单位留置调整余地）。 2、教学档案分类编号方法 系（部）教学档案编号为7位，采用四层隶属编号方法。第一层为一级类目标识，用三个简称字母表示；第二层、第三层分别为二级、三级类目代号，分别用两位阿拉伯数字标识；第四层为盒号。（具体参见《毕节学院系（部）教学档案分类目录》） 例： 各系（部）须按此分类目录对教学文档进行规范和完善，对暂时没有教学活动支撑的类目，进行删除或调整时要慎重。 以上办法及所附《毕节学院系（部）教学档案分类目录》，自2006年1月起执行，解释权在学院教务处。 二〇〇六年一月五日 附：毕节学院系（部）级教学档案分类目录 毕节学院系（部）级教学档案分类目录 分类号 教学档案分类目录 保管年限 JXS(一级类目) 师资队伍建设 JXS01(二级类目) （长期保管） JXS02(二级类目) (按年统计) （长期保管） JXS03(二级类目) （长期保管） JXS04(二级类目) (含导师制) （长期保管） JXS05(二级类目) （长期保管） JXS06(二级类目) （长期保管） JXS07(二级类目) （长期保管） JXS08(二级类目) （长期保管） JXS09(二级类目) （长期保管） JXS10(二级类目) （长期保管） JXS11(二级类目) （长期保管） JXS12(二级类目) JXJ(一级目录) 教学基本建设 JXJ01(二级类目) JXJ0101(三级类目) （长期保管） JXJ0102(三级类目) （长期保管） JXJ0103(三级类目) （长期保管） JXJ0104(三级类目) （长期保管） JXJ