Excel基本应用学习讲述.docVIP

Excel基本应用讲义(一) 1．Excel入门知识 1.1功能及作用 Excel称电子表格，是使用广泛的个人和单位数据管理、分析、统计、汇总的重要工具。 其功能： ⑴ 制作数据表格； ⑵ 制作各种类型的图表； ⑶ 数据运算（公式、函数和数组）； ⑷ 数据处理，包括外部数据的处理，处理方法灵活多样，如排序、筛选、分类汇总、透视表、单双变量模拟运算、方案等； ⑸ 数据有效性检查。 1.2主界面认识 1.2.1菜单使用及Word不同处。 1.2.2工具栏。 工具栏的显示和隐藏：视图→工具栏→点击； 工具栏上除了Word具有的命令按钮外，Excel专用的工具栏有自动求和、粘贴函数、升序和降序排序四个按钮。 工具栏的移动和定位。用鼠标拖动移动工具栏，双击或拖动到菜单下可以定位。 自定义工具栏：视图→工具栏→自定义/右击工具栏→快捷菜单→自定义/工具菜单→自定义。对话框中三个标签，如图1所示。 （图1 自定义对话框） 工具栏标签的选择中打√显示/取消√隐藏工具栏； 点击“新建”按钮，可以按照自己的习惯和爱好，自定义一个或多个新的工具栏。新建工具栏后，可以将命令标签中的需要的命令拖动到新建的工具栏上。 在命令标签中，可以将菜单命令拖动到常用工具栏上； 1.2.3格式栏 格式栏除了与Word相同的按钮外，Excel格式按钮有专用的按钮，如：跨列居中、货币样式、百分比、千分位符号、增加小数位、缩小小数位、减少缩进量、增加缩进量、边框、底纹颜色、字体颜色等数字格式按钮。 使用方法：选择单元格或区域，点击需要设置格式的按钮。 1.2.4编辑栏 单元格栏/函数栏，公式编辑栏。 1.2.5状态栏 非常有用的是自动计算功能 1.3．使用帮助 方法如下: F1调出“搜索”对话框/点击工具栏上的“Microsoft Excel 帮助”按钮，ESC键取消。 右击OFFICE助手，快捷菜单。 右击OFFICE助手→选项→取消“使用OFFICE助手”选项后，F1键，出现常见的帮助窗口。 Shift+F1键→单击某一处 2. 文件管理 2.1 建立文件 2.1.1 快速建立文件 新建按钮/Ctrl+N/，建立的文件默认文件名“BOOK1…”，称为工作簿，每个工作簿有Seet1、Seet2、Seet3三个工作表。 2.1.2 利用已有的模板建立文件 文件→新建，有3个标签： 常用：有一个“工作簿”通用模板，与快速建立文件的模板是同一个。 电子方案表格：常用的专业模板文件，如果没有安装，只是一个图标，需要插入安装光盘，点击自动安装，即可使用。 其他文档：一般只有一个地址模板。 2.2 打开文件 打开按钮/Ctrl+O/文件→打开。 注意打开对话框中的左、上方的按钮和工具。 选择文件后，“打开”按钮激活，点击按钮右面的三角下拉菜单： 以副本方式打开：对原来的文件将不做修改； 以只读方式打开：打开文件后不能对之进行修改。 2.3文件保存 2.3.1 保存 保存按钮/Ctrl+S/文件保存。 2.3.2 另存为 可同复制功能；文件更名；更改文件格式。 2.3.3 另存为Web页 用IE浏览器浏览。 2.3.4 保存工作区 如果打开了多个工作簿文件，各个文件都在不同的窗口打开，且每个文件的设置不同，显示和计算方法不同，可以用保存工作区的方法。打开时，原来使用的该工作区的文件按照原设置打开。工作区文件扩展名为.XLW。 2.4 搜索文件 如果找不到要打开的文件，可以在打开对话框中而不用Windows中的搜索命令来查找文件。方法： 打开→文件名处输入文件名或部分文件名→工具→查找→按要求操作。 2.5 发送电子表格文档 在Excel中可以将电子表格通过网上直接发送给有关人员。方法两种： （1）作好文档后，点击工具栏上的“电子邮件”（第4个）按钮→出现OFFICE帮助对话框。 （2）文件→发送。 发送邮件可以有两种方式：以正文形式/以附件方式。 2.6 窗口使用 2.6.1 新建窗口 其目的是对较大的表格进行多窗口操作，多个窗口显示的仍然是一个文档。 窗口→新建。标题栏中显示文件名:XXX:1、XXX:2。各窗口可以显示一个文档的不同区域，对于编辑十分方便。 2.6.2 隐藏/取消隐藏窗口 （1）用最小化按钮隐藏/显示窗口； （2）窗口→隐藏/取消隐藏命令功能。 打开的一个或多个直到全部文档可以隐藏。取消隐藏时，在对话框中选择要取消隐藏的文档。 2.6.3 窗口的拆分与重排 1．窗口拆分 在处理大表格时，数据的录入不方便，可以将窗口拆分为两个或四个窗口，可以使用任意一个窗口处理数据。 ⑴拆分 点击要拆分位置的列或行标签→窗口→拆分，出现竖排或横排的两个窗口。 点击要拆分位置的某个单元格→窗口→拆分，出现上下左右四个窗口。 ⑵使用 每个窗口都有滚动条，可以拖动； 要重新分布窗