如何利用信息化工具高工作效率.doc

如何利用信息化工具提高工作效率 EXCEL是微软公司提供的强大数据表格处理工具，下面介绍我们工作过程会经常用到的，比较实用的技巧，运用好就能提高工作效率，节省工作时间。 1、简单公式应用。加减乘除等简单公式应用。 Excel公式中以等号开始，以数值等格式单元格结合数学运算符组成。 （1）加、减、乘、除。 公式（加）：单元格C1＝A1+B1 公式（减）：单元格C2＝B1-A1 公式（乘）：单元格C2＝A1*B1 公式（除）：单元格C2＝B1/A1 （2）自动求和（SUM（求和范围）） A.总计一列中所有的值 ?选择 B7 单元格，并单击“自动求和”按钮。 ?一个彩色的点线框环绕于公式中涉及到的所有单元格，且该公式出现在 B7 单元格中。 ?按 Enter 显示 B7 单元格中的结果。 ?选择 B7 单元格在编辑栏中显示公式。要统计一月份的总花费，您不必再次键入这些值。您可以使用一个称作函数的预先编写的公式。 通过下面的操作您可以得到一月份的总计：选择单元格 B7，然后在“标准”工具栏上单击“自动求和”。这样可以输入 SUM 函数，该函数对一定范围内单元格的所有值进行求和。为了节省时间，当您有多个值需要相加时，就使用该函数，这样您就不必键入公式。 按 Enter 后将在 B7 单元格中显示 SUM 函数的结果 95.94。当选择 B7 时，公式 =SUM(B3:B6) 即出现在编辑栏中。 B3:B6 是一个称为参数的信息，它告诉 SUM 函数需要求和的值。通过使用单元格引用 (B3:B6)（而不是这些单元格中的值），一旦以后这些值发生变化，Excel 可以进行自动更新。B3:B6 中的冒号表明它是列 B 中行 3 至行 6 中的一个单元格范围。括号用于将参数和函数隔开。 ?将黑色加号从含有公式的单元格拖至将公式复制到的地方，然后释放填充柄。 ?“自动填充选项”按钮出现，但不需要进行操作。有时复制公式比创建新公式更简单。在本例您将可以看到如何复制一月份公式，以及如何用它来累加二月份的花费。 您可以选择包含一月份公式的 B7 单元格，然后将鼠标指针定位到该单元格的右下角，直至出现黑色的“+”。接着将“填充柄” 拖至 C7 单元格。当填充柄被释放时，二月份的总额 126.93 将出现在 C7 单元格中。当 C7 单元格被选中时，公式 =SUM(C3:C6) 将显示在该工作表顶部附近的编辑栏中。 在公式被复制后，“自动填充选项”按钮 出现，其中包含一些供您选择的格式选项。在这种情况下，您不需要对按钮选项进行任何操作。当您下次在任何单元格中执行输入操作时，该按钮就会消失。 　　2.选中H21单元格，单击常用工具栏中“复制”按钮。 　　3.选中C3:H20单元格区域，然后在“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令。 　　4.在“运算”下，单击“乘”复选钮（如图）。 　　5.单击“确定”按钮。 　　至此，C3:H20单元格的数值都会与H21单元格中的数值即1.1相乘，并将计算结果显示在各单元格中。在“选择性粘贴”对话框中，相信大家已经明白了“运算”下的“除”、“加”和“减”是什么意思了吧？ 行列置换 　　使用Excel编辑一张表格后，发现该表格列数太多，而行数太少。这时你或许希望该表格的行列互换，以便方便地打印在A4纸上。以下的方法，可让你在Excel中实现表格的行列转置，即列变为行，行变为列。具体过程是： 　　1.选中需要进行行列转置的单元格区域，如A1:X6。 　　2.在“编辑”菜单中，单击“复制”命令。 　　3.单击要存放转置表区域的左上角单元格，如A7。 　　4.在“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令。 　　5.选中“转置”复选框，单击“确定”按钮。 　　至此，行列转置后的表格出现在A7:F30单元格区域。 冻结公式 　　在你完成一个Excel工作表的编辑和计算工作后，如果需要把其中的公式替换为其结果，以达到永久冻结公式的目的；或者，在工作表的其他位置或其他工作表中，需要使用公式结果，那么可试试以下方法。 　　1.选中包含公式的单元格。 　　2.在“编辑”菜单中，单击“复制”命令。 　　3.在“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令。 　　4.在“粘贴”标题下，选中“数值”复选钮，单击“确定”按钮。 （2）工作表复制副本 （3）冻结窗口 为方便查看表格数据，可以冻结标题行或者标题列，移动标题行或者标题列后面的数据，标题行或者列不会改变，便于数据对照。 （4）快速输入相同数据 选择要输入相同数据单元格范围，输入数值，然后同时按下CTRL+ENTER(回车)，即可输入选定单元格相同