办公自动化(新版)研讨.ppt

厦门大学办公室，范光胜，2182235 办公自动化系统 提纲 办公自动化发展趋势 XMUOAS概况 Lotus Notes 安装与升级 Lotus Notes 配置 XMUOAS 基本应用 Lotus Notes 基本应用 教育电子政务（电子校务）建设 第一部分：办公自动化发展趋势 第一代：以数据处理为核心 基于单机或多用户结构 基于文件或关系数据库系统 面向个人或群组的事务处理 特点：解决了数据（或文件）的输入、查询和基于数据的处理 缺点：文档处理能力较差、群组协作能力较差、企业级信息集成能力较差 第二代：以工作流自动化为核心 基于网络 基于文档数据库 面向群组协作 特点：解决了工作流自动化应用，实现了收发文自动化，提高了群组的工作效率 缺点：缺乏知识管理能力 第三代：以知识管理为核心 基于网络 基于知识 面向提高企业全员劳动效率，建立学习型、知识型企业 特点： 100% Intranet 动态的内容和知识管理 在协作中学习 演变：继承、发展和提高 处理对象： 文件→关系数据→文档数据库（Notes） →知识 处理方式： 文件操纵→事务处理→工作流→知识门户 处理结果/系统目标： How to → Know how，即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡 第二部分 XMUOAS概况 2.1 XMU电子政务应用状况 与教育部电子公文和信息交换 2002年，EDOAS 与福建省教育厅电子公文和信息交换 2003年，Zdsoft平台 与省、市政府部门的电子公文和信息交换 2004年，“数字福建” 专网连接 厦门大学办公自动化系统 2003年，XMUOAS 2.2 XMUOAS特点 基于IBM LOTUS DOMINO群件技术 采用C/S模式 嵌入Microsoft Word 修改痕迹保留 完善的安全机制 跨平台支持 2.3 系统功能 待办事宜：通过电子邮件实现待办事务提醒 公文发布：实现公文从拟稿到发布的管理 事务处理：事务性审批文件的签批 收文管理：外来公文的签转、办理 会议日程：每周会议安排和会议室预订 电子论坛：提供交流和沟通平台 通知公告：通知、公告的发布 用户管理：部门、用户管理 …… 2.4 建设与实施 2002年4月，XMUOAS项目启动，由学校办公室和网络中心实施建设 2002年10月，XMUOAS项目初步完成，组织部处和院系有关人员进行培训，邀请有关部门参与系统运行前的测试 2003年3月，系统投入运行，改变了原有的手工传输、纸质分发的传统办公模式 到目前止，共有70部门861人运用该系统进行行政办公，为提高办事效率、节约办公成本作出了积极的贡献 第三部分：Notes的安装与升级 3.1 安装前准备 硬件要求 软件要求 Microsoft Windows XP/Windows 2000 Microsfot Word 97/2000/XP/2003 网络环境 正常连接校园网络，Ping 10 安装并设置TCP/IP协议 获取Lotus Notes 6.5.1简体中文版 \\22\Incoming2\Ibm\Lotus\Lotus Notes 6.5.1Simp Chinese 3.2 升级前的准备工作 关闭防病毒软件 要成功地安装、升级和使用 Lotus Notes 6，用户必须拥有对程序目录、数据目录以及所有相关联的子目录的“写入”和“修改”权限。 如果在 Windows NT、2000 或 XP 计算机中升级 Lotus Notes，用户必须拥有系统管理员权限。 要安装 Lotus Notes 6，Windows NT、2000 和 XP 用户应使用管理权限登录计算机。 3.3 备份 Notes 客户机文件 NOTES.INI，C:\NOTES\DATA DESKTOP5.DSK ，C:\NOTES\DATA 个人通讯录（NAMES.NSF），C:\NOTES\DATA 用户标识符文件，（例如，范光胜.id），C:\NOTES\DATA 本地数据库 (.NSF) ，C:\NOTES\DATA 本地数据库目录链接 (.DIR) ，C:\NOTES\DATA 定制的 Notes 数据库模板 (.NTF) ，C:\NOTES\DATA 3.4 运行安装程序 双击Setup.exe进行安装 第四部分 Lotus Notes 客户机配置 4.1 配置前准备 获取用户标识符文件，如： 范光胜.id 获取宿主主机名称及IP地址 服务器名称：Aoserver IP地址：10 创建主机Hosts映象文件 检查与宿主服务器的连接 Ping Aoserver 4.2 开始配置 4.3 填写服务器网络信息 4.4 填写用户信息 4.5 选择Notes 标识符文件 4.6 设置即时消息设置 4.7 设置I