电子文件管理规定讲义.docVIP

电子文件管理规定 编 号：KDKG/PG-104 版 本： A/0  文 件 批 准 页 批 准： 审 核： 部门负责人： 文件编写： 目 录 1 目 的 4 2 范 围 4 3 定 义 4 4 职 责 4 5 程 序 4 5.1 电子文件的归档类型 4 5.2 归档电子文件的检验与移交： 6 5.3 归档电子文件的整理 6 5.4 归档电子文件的存储、保管和利用 7 6 相关文件 7 7 记 录 7 1 目 的 为了的，，特制定本武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权（以下简称系列公司管理工作。以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机阅读、处理并可在通信网络上传的文件。归档电子文件指具有价值 4 职 责 信息中心档案管理部： 负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备； 负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。 5 程 序 5.1 电子文件的归档类型 5.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《科技档案归档管理规定》（KDKG/PK-101）和《综合档案归档管理规定》（KDKG/PK-102）的基本归档范围和保管期限执行。 5.1.2 各归档单位对电子文件采用可卸载式归档方式同纸质档案一并移交。及其 文本文件Text，代码为T指。文本文件中除了存储文件有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息）外，不声音、动画、图像、视频等其他任何信息图形文件Graphic，代码为G 图像文件Image，代码为I 视频文件Video，代码为V 音频文件Audio，代码为A 数据库文件Database，代码为D 计算机程序文件Program，代码为P 多媒体文件Multimedia，代码为M音频文件DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。通用格式的电子文件，各单位应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。 5.1.4　归档的电子文件中应包括电子文件元数据表电子文件机读目录相关软件及其他说明等并且要附上归档电子文件登记表。 5.5　保管期限属于永久、长期的电子文件必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档并建立准确、可靠的标识与之对应。加密的电子文件归档前应做解密处理，明确其归档。电子文件以文件命名文件的相应文件的编号如同文件中含有数张图号图纸时，其应包含所有图号，如-J0302-061-2～5（包括了2张～5张共4图图纸）或-J0302-061-2、4（包括了第2、第4图号图纸）如同一图号的图纸有数张图纸，并对应有数个电子文件时，其号加上其如-J0302-061-2（P1）.DWG、0801-J0302-061-2（）。　档案移交单位应当于每年第一季度采用可卸载式归档方式将上一年度应归档的电子文件移交给档案。 　归档电子文件的移交内容包括归档电子文件电子文件元数据表及有关材料。专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件若不能转换必须将专用软、硬件及相关技术资料送交档案部门一起备案并填写专用软、硬件设备登记表。 .3　归档电子文件移交前文件形成单位必须认真检测电子文件并由检测人员填写归档电子文件移交检验表。检验表一式两份一份由档案部门归档保存，一份由电子文件形成单位保存。向档案移交的电子文件应一式套一套封存保管一套提供利用。归档电子文件的整理按照的要求进行。将带有归档标识的电子文件进行分类。同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。.3　在国家颁布电子文件著录标准之前，归档电子文件应按照《电子文件登记表》B）的项目进行著录，并将著录结果制成机读目录和纸质目录专用软、硬件设备登记表归档电子文件移交检验表7.1 电子文件元数据表 表格编号：KDKG/PG104—01 文件特征 形成部门 拟稿人 文件形成日期 （日期格式8位数字） 载体类型 载体编号 设备环境特征 硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等） 软件环境（型号、版本等） 操作系统 数据库系统 相关软件（文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等） 文件记录特征 记录结构（物理、逻辑） 记录 类型 □定长 □可变长 □其他 记录总数