第十章特殊载体档案管理研讨.ppt

第十章 特殊载体档案管理;第一节 音像档案管理;二、照片档案管理;（二）照片档案的收集 1.照片档案收集工作的内容 （1）本单位照片档案的收集 （2）撤销机关照片档案的收集 （3）零散的具有保存价值的照片档案的收集 ;2.照片档案的归档范围 （1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 A.领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。B.本单位组织或参加的重要外事活动的照片。C.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。;(2)本单位组织的各种重要会议（代表会、工作会、专题会、研讨会、董事会、洽谈会、签订合同协议会等）的照片。 (3)反映本单位重点工程项目（原貌的奠基仪式、竣工典礼、建筑物外观以及内部的设施环境等）和重点科研项目的照片。 ;(4)反映本地区人文特色照片。 A.本地区、人口概貌（旧的街巷、四合院）的照片。 B.城市建设（改造前后）的照片。 C.名胜古迹和自然风光的照片。 D.民间风俗的照片。 E.历史著名人物的照片。 ;（5）本单位生产的各种名、特、优、新产品和老字号门店特色的照片。 （6）本单位或本系统的劳模、先进人物及其典型活动的照片。 （7）本单位历届领导班子成员的照片。 （8）本单位荣获的市级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书等的照片。 （9）其他具有保存价值的照片 。;3.照片档案的收集 七个“结合”。;（三）照片档案的整理 1.分类 底片可以按照制成材料、内容、尺寸和年度分类，照片一般按照所反映的专题或内容进行分类。 2.文字说明 六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。 ;3.立卷与编目 一般按内容立卷，每卷不宜超过30个芯页。 立卷之后应填写卷内目录、卷内备考表以及案卷目录。;（四）照片档案的考证与价值鉴定 照片档案的保管期限，一般划为长期或永久保存为宜。 照片档案的价值判定可以考虑如下因素：照片形成年代、反映内容、制成材料、技术质量等。 ;（五）照片档案的保护 1.库房要求 昼夜温度变化在±3℃，湿度变化在±5%。其他还有防火、防尘、防光、防污染等要求。 2.装具要求 底片与照片应该分开存放。 选用标准的照片档案册和照片底片册。 ;（六）照片档案的提供利用 1.借阅与复制 2.举办展览 3.咨询和宣传 4.编辑出版;三、录音、录像档案的管理;（二）磁带录音、录像档案及其管理 1.归档 2.验收 3.分类 4.编目 5.鉴定;6.保护 （1）保持适宜的温湿度 （2）磁带应卷绕平整 （3）磁带应定期复制与转绕 （4）磁带要竖放 （5）避开磁场;第二节 电子档案管理;所谓电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。而电子档案是指经过鉴定具有保存价值的归档电子文件。 目前电子文件与档案所采用的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘。;（二）种类 1.文本文件 2.命令文件 3.图像文件 4.数据文件;（三）特点 1. 信息形态的数字化、与非人工识读性 2.对设备的依赖性 3.信息与载体的可分离性 4.信息的可变性 5.信息存储的高密度性 ;6.多种信息媒体的集成性 7.载体材料和信息技术的不稳定性 8.对元数据的依赖性 9.电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性 10.电子文件的信息共享性及不安全性 ;二、电子档案的收集;（二）归档要求 1.完整齐全。 2.真实有效。 3.整理、编辑、划分保管期限。 4.统一规定载体形式、质量要求。 5.防病毒。 6.编制说明。 7.电子文件与纸质文件双套归档。 ;三、电子档案的整理;（二）机关电子文件的分类 步骤： 1.将电子文件分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件四部分。 2.编制分类方案。 3.为目录和文件命名。 4.编写文件目录系统说明。;（三）电子档案的保管单位 实体形态保管单位：磁盘和光盘以“盘”为单位；磁带以“卷”为单位。 逻辑形态保管单位：文件库中的一个文件集合。;（四）电子档案文件清单和保管单位清单的编制 1.电子档案文件清单（P189） 2.电子档案保管清单（P190） ;四、电子档案鉴定;五、电子档案的保管;7.注意温湿度调控。 8.定期清洗磁带，保持设备清洁。 9.磁带要定期倒带。 10.定期检查，对受损磁带及时修复。 11.正常保存的载体，10年复制一次。 12.建立电子档案的检测及保养卡。 ;六、电子档案的检索;七、电子档案的提供利用;（二）注意事项 1.电子档案的封存载体不得外借。 2.利用时使用拷贝件。 3.利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。 4.未经批准任何人不得擅自复制电子档案。 5.利用时要遵守保密规定。对具有