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房地产集团管理规章制度汇编办公室管理制度 第一节 行政管理制度 第一条 上级决策的分类及处理 公司决策层做出重要决策后，办公室将决策内容进行分类和处理，根据其内容形成正式的文字材料（规章、制度、管理办法、方案等），内容完善后按有关程序进入实施阶段。 第二条 下级汇报情况的报送 公司人员向上级反映情况或汇报，由办公室作为中间环节进行联系。下级单位或人员须向上级反映情况时，首先将情况以书面形式递交办公室，主任进行分类后转送主管领导。领导对下级反映情况处理后交给办公室，办公室将处理结果送给当事人。 第三条 公文的处理 1、外部公文的接收及处理。公司来自外部各类单位的文件（包括直接的文件、传真以及信函），均由办公室负责接收。外部单位送文件至我单位时，由办公室主任签收，并作详细的文件签收记录。主任因故无法亲自签收文件时，由主任指定的人员负责签收。文件签收后，主任进行初步审阅，根据文件的来源和指向，转交公司内相关部门或报送上级领导。 2、公文的行文及下发。公司公文的起草工作由办公室负责。当公文的指向对外时，文件内容由主任亲自起草。初稿完成后，送上级领导进行审核，无误后由专人负责打印和校对，正稿盖章后送交相关单位。当文件的指向对内时，可由办事员负责起草，但主任一定要对文件内容进行详细审查，无误后方可下发到各部门。 3、公文的打印。公司内公文的打印工作由办公室专人负责，打印初稿后交领导审核，无误后打印正稿。所有公文在未正式下发前均需保密，负责打印、校对的人员需注意保密工作，存盘资料也需妥善保管。 第四条 来访人员的接待 办公室负责公司的接待工作。外单位人员来访时，由办公室进行接待，接待人员了解对方来意后安排与相关部门或领导会面。在特殊场地（如施工现场等）接待的，还需发给来访者活动证明，限定其活动范围，以保证其安全。接待人员接待完毕后，收回发给来访者的活动证明，并作详细的来访记录。 第五条 办公电话的接听 公司的办公电话由办公室人员负责接听，对重要的业务电话应做详细记录。找公司总经理的来电，应询问其来意后再决定是否转接。对于来历不明或具有骚扰性质的电话，不予转接。 第六条 内部关系的协调 办公室负责协调和处理公司各部门和公司人员间的关系，当部门或人员发生冲突或脱节时，办公室应协助领导进行调解，将冲突对公司内工作的影响降低到最小程度。 第七条 办公用品的管理 1、公司各部门需要的办公用品由办公室统一购买，集中管理，按需发放。各种办公用品按照各部门上报的需求，填写《办公用品购置申请单》，定期购买，以获得较低的折扣。 2、各科室需领用办公用品时，由各部门填写《办公用品领用表》，按实际需要领取，不得重领、冒领。如发现领用者将所领取办公用品用于私用或其他用途，一经发现将处以所领用办公用品的市场价格两倍以上，五倍以下的罚款。 3、各科室人员必须在办公用品保管员的陪同和监督下领取所需办公用品，不得私自进入办公用品保管室拿用相关物品或物料。 第八条 公章的管理 公司的公章由总经理负责管理。公章的使用必须经过严格的审批程序方能使用。需加盖公司公章的文件，必须由总经理亲自审阅，无误后方能盖章。没有得到总经理的批准，不允许使用公司公章，以防止任何人假冒公司名义进行不法活动。已盖公司公章但已作废的文件必须及时销毁，不得保留。 第九条 各办公场所备用钥匙的管理 公司内各办公地点的备用钥匙均由办公室统一管理。公司人员需要使用备用钥匙时，必须凭总经理签署的证明办理使用手续。每次使用备用钥匙时，主任必须进行详细的记录，包括使用的人员、时间、去向、配制数量及归还时间等内容，并将总经理签署的证明文件附在记录之后，以便将来查考。没有办理使用手续的情况下，任何人不能使用备用钥匙。 第二节 保密制度 第十条 为保守公司秘密，维护公司利益，公司人员需按以下要求严格执行保密制度。 第十一条 公司秘密是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。 第十二条 公司所有人员都有保守公司秘密的义务。 第十三条 保密工作执行过程中，需在确保秘密不被泄露的同时保证工作的顺利开展。 第十四条 公司的秘密包括以下事项： 1、公司重大决策中的秘密事项。 2、尚未付诸实施的经营策略、经营方向、经营规则、经营项目及经营决策。 3、公司内部掌握的合同、协议、意向书、可行性报告和主要会议记录。 4、公司财务预决算报告及各种财务报表、统计报表。 5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 6、公司掌握的设备或产品的技术资料、特殊工艺、专有技术。 7、公司的客户资料、市场分布信息。 8、公司向特定客户提供的产品价格信息。 9、公司员工人事档案、工资性、劳务性收入资料。 其它的一般性公文，如决定、决议、通告、行政管理资料、对外宣传资料等不属于保密范围。 第十五条 公司秘密